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辦公室文秘寫作精要與范例實用全書 公室文秘工作是綜合性的工作,因此必須具有深厚的寫作功底,同時還需要掌握各類文書的寫作技巧。 本書既有公文的基本知識,又有不同類型公文的寫作技巧。本書所選的各種實例,都力求體現(xiàn)內(nèi)容的新穎和對現(xiàn)實的指導意義。本書的所有知識都能即學即用,能夠提高讀者的公文寫作水平。可以說是一部全面的、規(guī)范的、實用的、新穎的有關(guān)公文寫作與文件處理的“全書”。 1.辦公室人員寫作秘笈,隨查隨用案頭必備手冊。標準規(guī)范,范例經(jīng)典、內(nèi)容齊全,突出技巧,一點就通。 2.全面:收錄全面的公文寫作技法及實用范例;新穎:本書是根據(jù)黨和國家公文法規(guī)的一系列新精神、新要求而編寫而成;具體:給出了具體的寫作方法,實用的參考范例。 3.公文是公務(wù)文書的簡稱,是國家行政機關(guān)在進行行政管理、處理各種公務(wù)過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文字工具,是依法行政和進行各種公務(wù)活動的重要工具。而規(guī)范的文書寫作也是企事業(yè)單位和行政機關(guān)執(zhí)行規(guī)章制度,步入規(guī)范化管理的一個重要的依據(jù)。要看企事業(yè)單位和行政機關(guān)能否達到標準化、規(guī)范化和高效化,只要看其是否具有一套完備而科學的文書系統(tǒng)作支點即可。 4.本書不僅詳細地介紹了公文寫作的基礎(chǔ)知識,還分門別類地講解了各類文書【12種公務(wù)類文書(函、命令、決定、通知、通報、通告、公告、報告、意見、請示、批復、紀要)、8種事務(wù)類文書(計劃、總結(jié)、簡報、講話稿、調(diào)查報告、規(guī)章制度、開幕詞與閉幕詞)、8種經(jīng)濟類文書(招標書、投標書、經(jīng)濟合同、審計報告、市場調(diào)查報告、市場預測報告、可行性研究報告、經(jīng)濟活動分析報告)、8種社交類文書(請賀詞、祭吊詞、邀聘詞、慰謝詞、迎送詞、介紹信、證明信、推薦信)】的寫作技巧,并附帶經(jīng)典的案例以供參考。 隨著社會現(xiàn)代化、信息化和國家化的加速,各類文書已經(jīng)成為社會生活中不可或缺的交際工具。無論你正在從事什么職業(yè)或者你將來要從事什么職業(yè),都會或多或少接觸到公文。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的逐步完善,我們的經(jīng)濟生活變得空前繁榮,科學文化事業(yè)也日益發(fā)達,人們的交際活動也變得更加頻繁,因而公文寫作的作用也日益突出。 公文是公務(wù)文書的簡稱,是國家行政機關(guān)在進行行政管理、處理各種公務(wù)過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行各種公務(wù)活動的重要工具。而規(guī)范的文書寫作也是企事業(yè)單位和行政機關(guān)執(zhí)行規(guī)章制度和步入規(guī)范化管理的一個重要的依據(jù)。要看企事業(yè)單位和行政機關(guān)能否達到標準化、規(guī)范化和高效化,只要看其是否具有一套完備而科學的文書系統(tǒng)做支點即可。 文秘作為最廣泛的社會職業(yè)之一,對社會發(fā)展起著十分重要的作用。在我國,秘書被視為為組織和領(lǐng)導提供輔助性管理服務(wù)的工作人員,憑借其對文字的駕馭能力,以文字作品進行組織、協(xié)調(diào),并依據(jù)領(lǐng)導的指示開展相關(guān)活動的工作者。無論是何種類型的秘書工作者,其在工作中都是無法離開文字的,而文秘則更是專職或主要從事文字工作的。辦公室文秘工作是綜合性的文秘工作,因此文秘必須具有深厚的寫作功底,同時還需要掌握各類文書的寫作技巧。 本書在編寫的過程中,以《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《黨政機關(guān)公文格式》為依據(jù),積極體現(xiàn)出當前公文學研究的最新成果,因此具有較高的指導價值和現(xiàn)實效用。 本書并未在開篇就介紹不同類型的公文及其具體的寫作方法與格式要求,而是先從公文的含義、作用特點、類型以及表達方式等方面切入,讓讀者能夠?qū)挠幸粋全面且直觀的認識與了解。當讀者在掌握了這些內(nèi)容之后,其思路會變得更加清晰,觀念也會因此而得到更新,對夯實自身的公文寫作基礎(chǔ)有著極大的幫助。 當具備了較高的專業(yè)素養(yǎng)之后,再進一步掌握公文寫作的基本技巧和寫作格式,就是一件輕而易舉的事情,寫出高質(zhì)量的公文也就自然而然了。 在本書中,既有公文的基本知識,又有不同類型公文的寫作技巧。本書所選的各個實例(注《黨政機關(guān)公文格式》國家標準GB/T 9704—2012中要求公文成文日期中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字,因此本書中的實例的成文日期在2012年7月1日之后的,成文日期中的數(shù)字采用阿拉伯數(shù)字,成文日期在2012年7月1日之前的,保留原日期格式),都力求體現(xiàn)內(nèi)容的新穎和對現(xiàn)實的指導意義。本書的所有知識都能即學即用,能夠提高讀者的公文寫作水平。 如果本書能讓您覺得實用、有用、能用,那么這將是我莫大的榮幸。 對于書中的紕漏和不成熟之處,懇請讀者和專家提出寶貴的批評和建議,以幫助我們在日后完善此書。 文軒,資深編輯。一絲不茍,做事嚴謹,從事公文研究多年,出版過大量圖書作品。 第一章 公文寫作基礎(chǔ)知識 公文的布局 公文的格式和特點 公文寫作的基本要求及要領(lǐng) 公文的表達方式 怎樣才能寫好公文 第二章 公務(wù)類文書寫作 概述 函 命令(令) 決定 通知 通報 通告 公告 報告 意見 請示 批復 紀要 第三章 事務(wù)類文書寫作 概述 計劃 總結(jié) 簡報 講話稿 調(diào)查報告 規(guī)章制度 開幕詞與閉幕詞 第四章 經(jīng)濟類文書寫作 概述 招標書 投標書 經(jīng)濟合同 審計報告 市場調(diào)查報告 市場預測報告 可行性研究報告 經(jīng)濟活動分析報告 第五章 社交類文書寫作 概述 慶賀詞 祭吊詞 邀聘詞 慰謝詞 迎送詞 介紹信 證明信 推薦信 附 錄 第一章 公文寫作基礎(chǔ)知識 公文的布局 公文的布局就是公文的結(jié)構(gòu),在對公文進行布局的時候要遵循一定的邏輯,要有規(guī)則、有次序地依據(jù)公文主題的需要和要求,對手中的材料進行加工,重新對其進行排列組合,以便使公文能成為一個有機的整體。公文的布局要求大致有四個,即嚴謹性、完整性、連貫性和勻稱性。 。1)嚴謹性 嚴謹性是指公文的各個部分之間有著十分嚴密的邏輯關(guān)系,公文的前后內(nèi)容既不能出現(xiàn)互不相干的現(xiàn)象,也不能出現(xiàn)相互矛盾的現(xiàn)象。公文的綱目一定要清晰,而且材料之間的關(guān)系一定是縝密又周嚴的。只有這樣,人們才能感受到公文的嚴謹性。 公文各部分之間會呈現(xiàn)出不同的關(guān)系,例如因果關(guān)系、主次關(guān)系、并列關(guān)系或者表里關(guān)系,不論彼此之間的關(guān)系是什么樣的,各部分都必須是相互彌補、相互協(xié)助的,而不能是相互矛盾的。 。2)完整性 公文的完整性主要體現(xiàn)在三個方面: 首先,公文要做到開頭部分、主體部分和結(jié)尾部分齊備,即“有頭有尾有中段”。而且文章的開頭要有交代,在結(jié)尾處要有相應(yīng)的照應(yīng)說明,文章的各部分不可無故殘缺。 其次,公文在撰寫的時候,各個部分都要相對飽滿,不僅要有頭、有尾,還要有起承轉(zhuǎn)合。這樣才能讓文章看起來不顯干癟空洞,否則,就會給人一種殘缺不全的感覺。 最后,公文的脈絡(luò)一定要通暢。如果有文氣不能串聯(lián)的地方,那么文章就會給人脫節(jié)斷氣的感覺,不僅影響文章的飽滿度,還會影響發(fā)文機關(guān)的閱讀。 。3)連貫性 公文寫作的連貫性不僅體現(xiàn)在文章各部分之間,還體現(xiàn)在內(nèi)容上保持連貫,語言形式上緊密銜接、合理過度。公文是由若干層次構(gòu)成的,公文的開頭、主題和結(jié)尾就是公文的三大層次,而主體中通常不會只有一個層次,它通常是由既有區(qū)別又有聯(lián)系的幾個部分組成的。這些層次之間,不管是在內(nèi)容上還是在文風上,都要有內(nèi)在的聯(lián)系。而在語言形式上,不論是采用序號銜接,還是采用自然過渡的方式,也都要保證自然流暢。 。4)勻稱性 公文的勻稱性指文章在撰寫的時候要注意疏密相間、詳略得當、將主體文字置于中間分多層多段展開,并對其進行詳細論述,此謂之密筆。在進行公文寫作的時候最忌諱的就是將所有的中心內(nèi)容都壓在一頭,這樣不僅文章看起來是一團亂麻,而且收文機關(guān)也很難讀懂公文想要傳達的內(nèi)容。 在大致了解了公文布局的特點之后,我們還需要了解公文布局的方式。通常公文有以下五種布局方式。 。1)并列式 并列式是指在公文一開頭的時候就開宗明義,在之后的正文中則使用若干并列的句子,有的句與句押韻,以詩歌或順口溜等形式表述出來,這種公文布局的方式常見于守則這樣的文種。 (2)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)述式 用批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、轉(zhuǎn)述的方式,把上下級或平級的有關(guān)公文轉(zhuǎn)印給下級單位,通常在文首以“現(xiàn)將××轉(zhuǎn)發(fā)給你們,望遵照執(zhí)行”的形式以文載文。通常批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、簡報等都是采取這種方式的。 (3)章、條、款分列式 這種形式是把全文分成幾章,章下再分條,條中有款,條目清晰,款項明了。通常章程、規(guī)定、規(guī)則、辦法、細則等法規(guī)性公文采用此方式者較多。 。4)分列小標題式 全文分若干段,然后根據(jù)每段內(nèi)容歸納出一個小標題。這種布局方式通常應(yīng)用于指示性通知、調(diào)查報告、決定、簡報、通報等文種。 (5)分塊式 全文分成幾大塊,然后每一塊都能獨立成章,塊中可有自然段,每塊前面正中可以加(一)、(二)、(三)等序號。通常調(diào)查報告、工作總結(jié)、會議記錄等文種會采用這種布局方式。 公文的格式和特點 一、公文的格式 公文的格式相對其他文體而言較為正式,且內(nèi)容規(guī)范,并且有些還具有行政機關(guān)賦予的特定的效能和影響力。公文格式基本上可以分為三大部分,即版頭、主體和版記。版頭是公文首頁紅色分隔線以上的部分,主體就是公文首頁紅色分割線(不含)以下、公文末頁首條分割線(不含)以上的部分,公文末頁首條分割線以下、末條分隔線以上的部分被稱為版記。下面我們具體介紹一下公文版式各部分的內(nèi)容。 1.版頭格式 版頭包括份號、密級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等。 。1)份號 份號指公文印制份數(shù)的順序號。凡是涉密公文都應(yīng)當標注份號,份號通常都是由6位3號阿拉伯數(shù)字組成,編號從“000001”開始,頂格排在版心左上方的第一行。 (2)密級和保密期限 通常而言,密級和保密期限會標注在發(fā)文機關(guān)標志的左上方,頂格排在版心左上方第二行。同時根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》)和國家《中華人民共和國保守國家秘密法》(以下簡稱《保密法》)的規(guī)定,密級可以劃分為絕密、機密和秘密三個級別,對于公文密級和解密時間,都需要按照國家的有關(guān)規(guī)定來進行確定。通常而言,保密公文都要標注保密期限,例如“絕密★3年”“保密★3年”“秘密★3個月”等,如果沒有特殊要求的話,通常會用3號黑體字進行標注。 。3)緊急程度 緊急程度是指公文送達和辦理時間的限度。通常分為“特急”和“急件”兩種,一般用3號黑色字體標注,并頂格編排在版心左上方。如果一份公文需要同時標注份號、密級、保密期限和緊急程度的時候,那么要按照份號、密級、保密期限和緊急程度這樣的順序,在版心的左上方,自上而下進行排列。還有一些公文可以在標題中標注出緊急程度,例如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)魯安監(jiān)發(fā)〔2013〕52號文件進一步加強煙花爆竹安全監(jiān)管的緊急通知》。對于已經(jīng)標明緊急程度的文件,標題中就不需要另行標注。根據(jù)《條例》規(guī)定,緊急電報的緊急程度可以分為“特提”“特急”“加急”和“平急”四種,在電文首頁稿頭中標注。 (4)發(fā)文機關(guān)標志 由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成,也可以使用發(fā)文機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)的標志居中排列,通常使用小標宋體字,套紅,以醒目、美觀、莊重為原則,例如“北京市人民政府文件”。在此需要注意的是,聯(lián)合行文時需要標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)的名稱,主辦機關(guān)的名稱排在最前面。 。5)發(fā)文字號 發(fā)文字號簡稱文號,由機關(guān)代字、年份和發(fā)文順序號三者組成,而且年份、序號等都是用阿拉伯數(shù)碼進行標注。例如“湖北〔2011〕5號”,其中“湖北”是湖北省人民政府的機關(guān)代字,“〔2011〕”是年份,“5號”是序號。在發(fā)文字號中,年份不能簡寫,要標全稱,并用六角括號“〔〕”括入。此外,發(fā)文字號不編虛位,如“5號”不編為“05號”,也不加“第”字。發(fā)文字號通常都會排在發(fā)文機關(guān)標志下方,如果沒有發(fā)文機關(guān)的標志,那么就排在標題的右下方。為了能更加方便地識別,機關(guān)代字在選用上最好是選擇能直接體現(xiàn)本機關(guān)特征的代字,并且能固定使用。如果有幾個機關(guān)聯(lián)合行文,那么發(fā)文字號就要使用主辦機關(guān)的。發(fā)文字號的作用在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量,同時也便于引用和查詢。 值得注意的是,上行文的發(fā)文字號要居左一字編排,與最后一個簽發(fā)人的姓名同處一行。 。6)簽發(fā)人 簽發(fā)人指核準并簽發(fā)公文或會簽的發(fā)文機關(guān)負責人。簽發(fā)人的姓名通常標注在發(fā)文字號左側(cè)適當?shù)奈恢。按照《公文處理辦法》的規(guī)定,上行文應(yīng)當注明簽發(fā)人和會簽人姓名。其中,“請示”和“意見”應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。在上行的公文中注明簽發(fā)人,是為了督促各級機關(guān)負責人認真地履行職責,對行文負全責,有利于提高公文質(zhì)量。 2.主體格式 主體包括公文標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)和成文日期、印章和附注等。 (1)標題 標題是公文的眉目。完整的標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成,例如《中共中央、國務(wù)院關(guān)于抗震減災(zāi)緊急指示》,“中共中央、國務(wù)院”是發(fā)文機關(guān)的名稱,“抗震減災(zāi)”是公文的事由,“指示”是文種。 標題在某些情況下是可以省略的,通常標題省略的情況有三種:一是省略發(fā)文機關(guān)名稱,僅由事由與文種組成,如《關(guān)于罷免×××市委辦公室主任的決定》;二是省略事由,如《中華人民共和國國務(wù)院令》;三是省略發(fā)文機關(guān)名稱與事由,如果只有文種名稱,如《通告》,在這種情況下,通常就會將發(fā)文機關(guān)的名稱置于正文末尾落款處。 公文的標題在排布的時候應(yīng)當居中,如有回行的情況,一定要做到詞意完整、排列對稱、長短適宜、間距恰當,標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形。 。2)主送機關(guān) 主送機關(guān)即公文的主要受理機關(guān)。主送機關(guān)應(yīng)頂格寫,并且使用機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)統(tǒng)稱。應(yīng)根據(jù)受理機關(guān)的職能權(quán)限與行文目的選準主送機關(guān),這是公文發(fā)出后能否得到及時處理的關(guān)鍵。在上行文中,通常只寫一個主送機關(guān),切記避免多頭主送,以免延誤公文處理的時機,同時也要注意,千萬不可越級主送。在下行文中,除了普發(fā)性公文(如省政府給“各市、縣人民政府、省直各單位”的文件)外,一般也只寫一個主送機關(guān)。有些公文,如公告、通告、紀要等,不需要寫主送機關(guān)。 。3)正文 正文是公文的主體或核心內(nèi)容,正文用來說明公文的內(nèi)容和制文意圖。公文的首頁必須顯示正文內(nèi)容。不同文種的正文在寫作上面會稍有不同,但是整體的結(jié)構(gòu)都是相同的,都是由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成。在公文的開頭,要簡明扼要地說明制文的根據(jù)、目的、原因或重要性。主體是內(nèi)容事項,或提出解決問題的措施、意見、辦法,或請求指示與批準,或詢問或答復問題,或商洽和聯(lián)系工作,要求具體明確、層次分明。結(jié)尾主要表述發(fā)文機關(guān)對公文辦理的要求,其形式一般采用尾語慣用式、希望號召式等。 。4)附件 附件是隨文附上的有關(guān)照片、圖表、統(tǒng)計數(shù)字以及文字依據(jù)材料、參考材料,對正文內(nèi)容作補充、說明和印證。如果公文要使用附件,那么應(yīng)當在正文下空一行,左起空兩字編排“附件”二字,后標注全角冒號和附件名稱。如有多個附件,應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字標注附件的順序號(如“附件:1.×××××”),附件名稱后不加標點符號。 附件應(yīng)當另面編排,并在版記之前,與公文正文一起裝訂。通!案郊倍忠约案郊樞蛱柺褂3號黑體字頂格編排在版心左上方第一行。附件標題居中,編排在版心第三行。附件序號和附件標題應(yīng)當與附件說明的表述一致。 (5)發(fā)文機關(guān) 發(fā)文機關(guān)指發(fā)文機關(guān)的署名,即落款,是公文的法定作者,應(yīng)寫全稱或規(guī)范化簡稱。當幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文時,主辦機關(guān)要排在前面;當以機關(guān)領(lǐng)導人的名義發(fā)文時,要同時冠以領(lǐng)導人的職務(wù)。 (6)成文日期 成文日期指公文發(fā)文的年月日,通常就是公文的生效期。成文日期是公文生效和查考的重要依據(jù),它通常位于發(fā)文機關(guān)名稱的右下方,年月日的填寫必須是完整的,不可簡寫。成文日期主要是以負責人簽發(fā)日期為準。如果是聯(lián)合行文,那么就要以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準;如果是電報,那么就以發(fā)出日期為準;如果是會議通過的公文,那么就以會議通過的時間為準。 同時,要注意的是日期的編寫,當用阿拉伯數(shù)字對日期進行標注時,應(yīng)當標注年月日的全稱,在編寫的時候不可以編虛位。 (7)印章 通常印章是加蓋在公文成文時間的上方,印章主要是起證實公文合法效力和信用的作用,是對公文生效負責的憑證。加蓋印章,要用紅色,要求上不壓正文,下“騎年蓋月”。根據(jù)《條例》的規(guī)定:“公文中有發(fā)文機關(guān)署名的,應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章,并與署名機構(gòu)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報,可以不加蓋印章!庇≌乱欢ㄒc正文同處一頁,即不得在沒有正文的空白頁內(nèi)蓋印章,不得采取“此頁無正文”的標志。 (8)附注 附注指需要附加說明的其他事項。附注內(nèi)容,有的是需要加以解釋的名詞術(shù)語;有的是確定公文發(fā)送范圍和閱讀傳達對象,例如“此件發(fā)至省軍級”;有的則注明使用方法,例如“此件可自行翻印”。 附注都是居左空兩個字加圓括號編排在成文日期的下一行。 3.版記格式 版記格式包括抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、印制份數(shù)、頁碼等。 。1)抄送機關(guān) 抄送機關(guān)是除主送機關(guān)外其他需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的機關(guān),應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。抄送機關(guān)不宜過多過濫,同時也要注意不要漏報漏送。 。2)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 一般編排在末條分隔線之上,印發(fā)機關(guān)左空一字,印發(fā)日期右空一字,用阿拉伯數(shù)字將年月日標全,月、日不加虛位,后加“印發(fā)”二字。 。3)頁碼 通常編排在公文版心下邊緣之下,數(shù)字的左右兩方各有一條一字線;單頁碼居右空一字,雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的,空白頁和版記頁均不排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時,頁碼應(yīng)當連續(xù)編排。 除此之外,我們再來了解一下公文的用紙規(guī)格及印裝要求。 。1)用紙規(guī)格 公文用紙幅面規(guī)格,一般采用國際標準的A4型(長297mm,寬210mm)。不過對于需要張貼的公文,例如通告、通知等,其用紙大小則需要根據(jù)實際情況來定。 。2)印裝要求 公文排印,文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方,可以用漢字和通用的少數(shù)民族文字(按其書寫習慣進行排版)。公文一律左側(cè)裝訂。 二、公文格式的特點 1.公文格式的美觀和莊重性 格式的美觀和莊重性是公文格式的一大特性,它是反映不同層級、不同用途的公文經(jīng)約定俗成后形成的不同的表述形式。 公文格式的美觀和莊重性主要體現(xiàn)在三個方面:第一,公文要素的設(shè)置和在公文中的排列位置要體現(xiàn)出美觀和莊重性;第二,公文傳遞所采用的介質(zhì)紙的質(zhì)量和印刷質(zhì)量、裝訂質(zhì)量的好壞,都會影響公文的美觀與莊重性;第三,公文撰寫人員在撰寫公文過程中以及辦公人員在辦公過程中的態(tài)度,也會影響公文的美觀與莊重性。 2.公文格式的層次性 在現(xiàn)代社會中,不論哪個國家都會使用公文這種簡便快捷的方式進行國家管理。但是每個國家的內(nèi)部又會分出很多政府部門來進行管理。這樣就會形成由國家內(nèi)部公文構(gòu)成的國家公文體系,它時刻反映著國家機構(gòu)的狀況。每個內(nèi)部機關(guān)的公文都會成為國家公文的一個子系統(tǒng),所有的公文子系統(tǒng)匯總到一起就構(gòu)成了國家行政機關(guān)公文體系。這一構(gòu)成情況就反映出了公文格式的層次性。 3.公文格式的規(guī)范化 公文的作用決定了公文寫作是一項普遍性和基礎(chǔ)性的工作,因此公文的作用和能力不能削弱,只能不斷地改革和加強。這樣一來,公文格式的規(guī)范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來了。 所謂規(guī)范,是指約定俗成或是明文規(guī)定的規(guī)格標準。公文格式的規(guī)范化就是制定公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標準,使人們的工作行動合乎這些規(guī)格標準。 所謂制度,就是大家共同遵守的辦事規(guī)程和行動準則。處理工作的制度化,是對公文處理的全部活動都定出具體的處理規(guī)范,并且保證這些規(guī)范正確順利地實施,使公文處理依法進行。 4.公文格式的法定性 在不同的歷史時期和不同的社會制度中,公文寫作的要求也不完全相同。在封建社會時期,公文是為少數(shù)封建統(tǒng)治階級和官僚資產(chǎn)階級服務(wù)的工具,他們通過公文來鞏固自己的統(tǒng)治地位,變相剝削和壓迫廣大人民群眾。公文的這種性質(zhì)一直到新中國成立以后才得以改變。新中國成立以后,黨和國家領(lǐng)導人經(jīng)過幾十年的改革,將公文變成了管理國家,服務(wù)廣大人民群眾,推動社會進步發(fā)展以及經(jīng)濟發(fā)展的工具。 公文寫作的基本要求及要領(lǐng) 一、公文寫作的基本要求 1.簡練、明確 要想把公文寫得簡練、明確,首先,要對工作情況,存在的問題,采取的措施和步驟等進行清楚地分析和概括;其次,要會煉字和煉句,學會用最簡練的文字進行最準確的說明。當初稿擬定后,一定要進行反復修改,將贅述刪除,這樣才能盡可能地縮短句子,精簡文章。 公文寫作的開頭切記不要使用形式化、口號化的套語,要遵循“開門見山”的寫作原則,即以“根據(jù)……”“為了……”“目前……”等作為開頭,這樣就能精簡語言,能直截了當?shù)靥岢鰡栴}。在首段點明主題后,才便于下文分清段落或列出條目,這樣全文的層次才會更加清晰、主題鮮明,便于收文機關(guān)閱讀。 2.準確、實際 公文是機關(guān)或企業(yè)解決問題的工具,不論是黨和國家各級行政機關(guān)還是企事業(yè)單位都要用公文來指導工作和處理問題,而公文的這一性質(zhì)就決定了公文在撰寫時必須秉承實事求是的原則,一就是一,二就是二,公文的內(nèi)容不能憑空想象和捏造,更不能夸大或者縮小事實,講假大空的話。公文在進行撰寫時,用詞一定要樸實,貼近生活,貼近群眾,而且還要把握用詞的分寸。在引用或涉及事實、數(shù)字、人名、地名的時候,一定要認真仔細核對,避免出現(xiàn)差錯和出入。 3.生動、及時 (1)生動 生動具體包括兩個方面。一方面是指公文能夠生動地指導實際工作。在運用公文進行指導和推動工作時,既要堅決遵循上級精神,又要善于發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造本單位典型經(jīng)驗,指導工作和創(chuàng)新局面,不能只是一味地照抄、照轉(zhuǎn)上級指示,千篇一律地轉(zhuǎn)發(fā)通知。 另一方面,是指公文在語言的使用和材料的選用方面也要盡量做到生動活潑,能夠吸引人的目光并且具有說服力。公文的語言力求樸實、精確,不過這并不等于呆板枯燥。特別是寫工作簡報、講話稿、經(jīng)驗總結(jié)等文件,要注意在比較抽象概括的敘述中穿插一些具體的數(shù)字、事例和思想反映,選用一些適當?shù)谋扔鳌⑷罕娦缘恼Z言等,使敘述的語言適當形象化,有感情、有趣味,生動真實,具有說服力,讓人讀后留下深刻的印象。 (2)及時 無論是反映情況還是指導工作的文件,都得及時發(fā)送,否則會影響問題的解決和處理。行文拖沓不僅會耽誤時機還會使人們的工作很被動。 4.符合規(guī)定體式 公文在進行撰寫的時候要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式,切不可隨意而為,以免使公文看起來不倫不類。 ……
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