第1章　Excel基礎(chǔ)
1.1　Excel界面及基本操作
本書(shū)主要使用Excel工具進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，首先對(duì)Excel進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹。Excel 是美國(guó)微軟公司開(kāi)發(fā)的用于處理圖表的軟件，能幫助人們完成各種圖表文件。本書(shū)以Excel 2010為主要工作平臺(tái)。
按照開(kāi)始→程序→Microsoft Office→Excel的順序，或雙擊桌面快捷方式均可以啟動(dòng)Microsoft Excel（為了敘述簡(jiǎn)潔，本書(shū)采用“→”代替部分語(yǔ)言描述）。
啟動(dòng)Excel后，出現(xiàn)Excel工作窗口，稱(chēng)為工作簿。新打開(kāi)文檔的缺省名為Book1，工作簿的第一頁(yè)工作表稱(chēng)為Sheet1，依次類(lèi)推。工作簿從上到下依次為標(biāo)題欄、功能區(qū)、編輯欄、工作簿窗口、狀態(tài)欄五部分，如圖1-1所示。
圖1-1　Excel界面
1.2　輸入資料
資料的輸入需要使用鍵盤(pán)和鼠標(biāo)。鼠標(biāo)指針在Excel界面上有幾種不同狀態(tài)，對(duì)應(yīng)不同功能：①空心箭頭“ ”，鼠標(biāo)指針位于菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄等時(shí)的狀態(tài)，表示準(zhǔn)備選擇指定目標(biāo)；②空心十字“ ”，鼠標(biāo)指針位于工作簿窗口及單元格時(shí)的指針狀態(tài)，用以選定單元格或單元格區(qū)域；③閃爍的豎直光標(biāo)“│”，鼠標(biāo)在編輯欄、名稱(chēng)欄或在單元格內(nèi)雙擊鼠標(biāo)左鍵時(shí)變?yōu)殚W爍的豎直光標(biāo)，表示在此可以進(jìn)行輸入、刪除等操作；④黑十字“ ”，鼠標(biāo)指針指向填充柄時(shí)的狀態(tài)，按下左鍵拖曳或雙擊鼠標(biāo)左鍵可以自動(dòng)填充。熟悉鼠標(biāo)指針變化是快速、靈活地在Excel界面工作的關(guān)鍵之一。
1.2.1　選定單元格
輸入資料前應(yīng)選定輸入資料的位置：?jiǎn)卧�格或單元格區(qū)域。若只向一個(gè)單元格內(nèi)輸入，則只需用鼠標(biāo)空心指針指向欲選定的單元格，單擊鼠標(biāo)左鍵即可進(jìn)行輸入，或用鍵盤(pán)上的方向鍵（←、↑、→或↓）移至所需單元格位置。選定相鄰單元格區(qū)域的方法是指向區(qū)域中的第一個(gè)單元格，按下鼠標(biāo)左鍵，拖曳到最后一個(gè)單元格時(shí)放開(kāi)。選定不相鄰單元格區(qū)域需要用Ctrl鍵：先選定一個(gè)單元格區(qū)域，按下Ctrl鍵，用鼠標(biāo)選定其他單元格區(qū)域。
1.2.2　輸入常量
單元格選定之后就可以輸入常量或公式。常量是直接鍵入單元格的文字、數(shù)值、符號(hào)等，常量的值不能改變，除非在編輯時(shí)修改。常量輸入結(jié)束后按Enter鍵移入下一個(gè)單元格，也可以用方向鍵移至所需單元格。如欲修改所輸入內(nèi)容，用鼠標(biāo)選定所需單元格，單擊鼠標(biāo)左鍵，拖曳鼠標(biāo)將欲修改部分涂成黑色，即可輸入新內(nèi)容覆蓋原來(lái)的內(nèi)容。
化學(xué)化工方面的文檔中常需要輸入化學(xué)式，這就需要用到上標(biāo)和下標(biāo)等格式，其方法是首先輸入所需化學(xué)式內(nèi)容如“c(SO42?)”，然后用鼠標(biāo)選取需要改為下標(biāo)的部分“4”，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，彈出菜單如圖1-2所示，選擇“設(shè)置單元格格式”選項(xiàng)，彈出圖1-3所示內(nèi)容，選擇“特殊效果”中的“下標(biāo)”，單擊“確定”，完成格式設(shè)置。同樣可以將“2?”設(shè)置成上標(biāo)，效果如圖1-4所示。
圖1-2　設(shè)置單元格格式菜單
圖1-3　單元格格式對(duì)話框
圖1-4　調(diào)整上下標(biāo)
以后的效果
1.2.3　輸入公式
Excel規(guī)定公式必須以等號(hào)開(kāi)頭，公式內(nèi)容最長(zhǎng)為1024個(gè)字符。Excel公式是由常量、單元格引用、計(jì)算符、函數(shù)等構(gòu)成的一串序列。利用公式可以從工作表已有值產(chǎn)生所需值。算數(shù)計(jì)算符及其優(yōu)先級(jí)別見(jiàn)表1-1。
表1-1　算數(shù)計(jì)算符及其優(yōu)先級(jí)
Excel具有自動(dòng)填充功能，用此功能可以方便地輸入具有一定變化規(guī)律（遞增或遞減）的一系列數(shù)據(jù)。填充功能通過(guò)用鼠標(biāo)拖曳來(lái)實(shí)現(xiàn)，當(dāng)需要自動(dòng)填充列的左側(cè)列已經(jīng)填好數(shù)據(jù)，也可以通過(guò)用鼠標(biāo)指向填充柄鼠標(biāo)指針變?yōu)楹谑�字后，然后雙擊鼠標(biāo)左鍵實(shí)現(xiàn)公式自動(dòng)填充。如圖1-5所示，第一行輸入各列名稱(chēng)后，A3和A4單元格分別輸入0.01、0.02，然后同時(shí)選中A3、A4，鼠標(biāo)指針指向填充柄，按住左鍵不放，向下拖曳直到A12，則A5～A12單元格自動(dòng)填入相應(yīng)的數(shù)值。B3單元格內(nèi)輸入公式“=A3/（100.09*0.025）”，單擊Enter鍵，B3單元格內(nèi)給出計(jì)算結(jié)果0.003996。選中B3單元格，移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格右下角，鼠標(biāo)指針變?yōu)楹谑�字，向下拖曳到B12，或雙擊鼠標(biāo)左鍵，則B4～B12自動(dòng)填入相應(yīng)的計(jì)算結(jié)果（注意：雙擊鼠標(biāo)左鍵的自動(dòng)填充方式要求其左邊相鄰列不為空，且填充長(zhǎng)度與左邊相鄰列取齊）。從圖1-5的編輯欄中可以看到B4單元格的公式已經(jīng)自動(dòng)改為“=A4/（100.09*0.025）”。
引用單元格的地址分為絕對(duì)引用、相對(duì)引用和混合引用。如圖1-5中對(duì)A3單元格的引用即為相對(duì)引用，所以在自動(dòng)填充公式時(shí)會(huì)自動(dòng)改變?yōu)锳4、A5、 ，而如果想將公式中的常數(shù)也輸入工作簿，如圖1-5中的第一行，這時(shí)B3單元格內(nèi)的公式如果寫(xiě)為“=A3/(B1*D1/1000)”，則公式向下自動(dòng)填充時(shí)就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。B4單元格內(nèi)結(jié)果為“#VALUE！”，公式為“=A4/(B2*D2/1000)”，由于B2單元格內(nèi)不是數(shù)字，故出現(xiàn)錯(cuò)誤結(jié)果。B5單元格內(nèi)結(jié)果為“#DIV/0!”，公式為“=A5/(B3*D3/1000)”，由于D3單元格內(nèi)未填數(shù)字，默認(rèn)值為0，出現(xiàn)除數(shù)為零的錯(cuò)誤結(jié)果。因此必須使公式自動(dòng)填充時(shí)，B1、D1單元格不應(yīng)被自動(dòng)替換，這時(shí)需要用絕對(duì)引用，形式為“$B$1”及“$D$1”，B3單元格內(nèi)公式應(yīng)變?yōu)椤?A3/($B$1*$D$1/1000)”�；旌弦�用的形式是“$B1”或“B$1”，拖曳時(shí)只改變?cè)谇懊嫖醇臃��?hào)$的部分。
圖1-5　自動(dòng)填充公式
1.2.4　輸入數(shù)據(jù)文件
現(xiàn)代大型儀器的測(cè)試結(jié)果，有一些可以保存為Excel文檔或文本文檔等形式，處理這些數(shù)據(jù)時(shí)可以通過(guò)“打開(kāi)”指令直接讀入數(shù)據(jù)。
打開(kāi)Excel格式的文件，點(diǎn)擊常用工具欄的“ ”則彈出“打開(kāi)”對(duì)話框（圖1-6），選擇打開(kāi)路徑，點(diǎn)擊“確定”可以直接打開(kāi)Excel格式文件。當(dāng)文件是以非Excel形式保存時(shí)，則需要在一個(gè)Excel文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊標(biāo)題欄中“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)，會(huì)出現(xiàn)“獲取外部數(shù)據(jù)”對(duì)話框，選取數(shù)據(jù)來(lái)源（本例為來(lái)自?xún)?chǔ)存在硬盤(pán)的文本文件，如圖1-7所示），彈出“文本導(dǎo)入向?qū)А贝翱�，文本�?dǎo)入向?qū)�幫助將�?shù)據(jù)分列輸入工作表中。
圖1-6　導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)
圖1-7　打開(kāi)數(shù)據(jù)文件
“文本導(dǎo)入向?qū)А钡谝徊揭�求選擇描述數(shù)據(jù)分隔形式（圖1-8），并可預(yù)覽輸入的文本文件。文本文件有兩種分隔情況：①用分隔符號(hào)逗號(hào)（，）、分號(hào)（；）及TAB鍵分隔；②用固定列寬的方式分隔。有固定列寬的數(shù)據(jù)之間通常用空格分隔，Excel能夠自動(dòng)區(qū)分用空格分隔還是用分隔符分隔，并顯示在對(duì)話框里，一般不用改變。點(diǎn)擊“下一步”出現(xiàn)步驟2對(duì)話框（圖1-9）。
圖1-8　文本導(dǎo)入向?qū)Вú襟E1）
圖1-9　文本導(dǎo)入向?qū)Вú襟E2）
第二步需要選擇分隔符號(hào)，可以通過(guò)步驟1中的輸入數(shù)據(jù)預(yù)覽確定原文件中的分隔符號(hào)，并在第二步的數(shù)據(jù)預(yù)覽窗口查看分隔效果。其中的豎線可以移動(dòng)，改變分隔寬度。確定無(wú)誤后點(diǎn)擊“下一步”，出現(xiàn)步驟3（圖1-10）。
圖1-10　文本導(dǎo)入向?qū)Вú襟E3）
步驟3要求確定每一列數(shù)據(jù)是否導(dǎo)入工作表，其默認(rèn)值是“常規(guī)”，如果不想導(dǎo)入第3列，則在數(shù)據(jù)“列數(shù)據(jù)格式”選項(xiàng)中選擇“不導(dǎo)入此列”。另外，如果是日期格式，還需要選擇年、月、日的排列次序。
如此，原本txt文檔的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成了Excel數(shù)據(jù)，并分占幾列，將文件保存后可以進(jìn)行進(jìn)一步處理。
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