本書凝聚了一個從業(yè)多年、仍戰(zhàn)斗在辦公室工作一線的小秘書的實踐經(jīng)驗總結和理論思考成果。它不是以往或粗制濫造、或板著面孔、或不說真話的職場書, 而是敢于揭露職場中赤裸裸真相的真實手記。它是新潮、好用、深度的辦公室實操寶典, 講的是做人、辦事的辦公室故事; 它想帶你領略在辦公室風生水起的最大秘密。
像玉的石頭（李珣），男，碩士畢業(yè)，博士在讀，京城某高校辦公室工作近6年，平日在辦公室被喚作小李。先后在綜合、文書、秘書、督查等崗位流轉，因深感辦公室工作“日績有余、歲績不足”，務必需要在事務性工作中注意總結、沉淀和學習，不能迷失在繁雜瑣碎的工作中，遂把業(yè)余思索的精力投入到辦公室工作研究領域，先后在《秘書工作》《應用寫作》《秘書之友》《北京教育》等雜志發(fā)表了十余篇業(yè)務體會、工作技巧類的文章，還辦起了一個名為“辦公室的秘密”的微信公眾號，推送風格獨特、管用實在的職場小文章，現(xiàn)在已有數(shù)萬粉絲。
*章 長袖善舞的藝術——如何被領導和同事
認可
一、領導正焦急地等待著你的匯報 \ 002
二、正確理解領導指示的關鍵幾招 \ 011
三、 領導老掛在嘴邊的“眼力見”到底是什
么 \ 020
四、辦公室挨罵怎么辦 \ 024
五、 領導突然叫你起來即興發(fā)言，如何才能講
得頭頭是道 \ 032
六、 如何擁有溫暖人心的力量 \ 038
七、說到別人心花怒放的藝術 \ 047
八、秘書與領導的日常 \ 056
第二章 習慣為王——如何培養(yǎng)辦公室工作素養(yǎng)
一、優(yōu)秀辦公室人需具備的三個習慣 \ 066
秘書工作手記——辦公室老江湖的職場心法
VI
二、工作拼到*后，其實就是拼身體 \ 069
三、 辦公室著裝沒有Casual Friday（星期五便裝
日） \ 076
四、珍惜在辦公室的每一分鐘 \ 081
五、初入辦公室，可以看看哪些書 \ 088
六、職場好習慣，從記日記開始養(yǎng)成 \ 099
七、做秘書工作，這樣才能萬無一失 \ 105
八、工作不懂外包，你就只能自己干到死 \ 114
九、碎片化學習并不可恥 \ 123
第三章 溝通溝通再溝通——如何打電話發(fā)信息
一、機德反映人品 \ 132
二、微信社交啟示錄 \ 144
三、 打電話的*高境界：讓別人聽到你的笑意與和
氣 \ 153
第四章 筆桿子萬歲！——如何寫好公文
一、 幫領導寫好公文，我們自己能得到什么 \ 160
二、 如何用5分鐘大幅提升一篇公文的質量和水
準 \ 164
三、寫好公文的*要務是做亮標題 \ 169
四、寫實講話稿正文的幾種辦法 \ 177
五、 我們不生產(chǎn)文字，我們只是文字的搬運工 \ 182
六、不再因錯別字挨罵，還得靠這幾條 \ 197
目錄
Contents
VII
第五章 禮多人不怪——如何安排好宴請
一、排排坐吃果果：坐好位置再吃飯 \ 202
二、敬酒時說話的七個法寶 \ 206
三、成為點菜高手，看這一篇就夠了 \ 213
四、宴請如何選餐廳？不光看“好吃” \ 222
第六章 勝利的大會——如何組織好會議
一、通知會議：一個都不能少 \ 228
二、 如何才能提高效率，避免在會海里淹死 \ 235
三、 開一個團結勝利的大會，千萬別忽視這幾個細
節(jié) \ 240
四、開會只信爛筆頭，不靠好記性 \ 247
第七章 欲善其事先利其器——如何高效辦公
一、你根本不懂文件命名 \ 254
二、你的辦公桌為什么永遠收拾不干凈 \ 258
三、一個懶人的計算機文件夾整理懶辦法 \ 267
四、跟上云時代的步伐吧 \ 275
五、細節(jié)決定命運：辦公室郵件六原則 \ 282
結 語 我為什么要寫一本不裝的職場指南
*章
長袖善舞的藝術
——如何被領導和同事認可
chapter1
秘書工作手記——辦公室老江湖的職場心法
002
一、領導正焦急地等待著你的匯報
1.件件有回音、事事有著落
正題之前，先扯點閑篇。石頭覺得，辦公室里的工作有個突出特點，就是被動性，這個和企業(yè)做業(yè)務很不一樣。
假如在企業(yè)干銷售，工作模式是這樣的：老總給你定下每個月5000萬元1個億的銷售額，好了，這1個月老板可能都不想再見你了，你上班也好在外邊奔波也好，都隨你，只要到了月底，你能把工作成績——也就是銷售額拿出來，就萬事大吉，立功受獎加官晉爵啥的那是自然，也就是說，業(yè)務部門的工作其實是一種目標指引下的主動工作方式。
辦公室不一樣，辦公室的工作模式是這樣的：石頭啊，來下我辦公室，有幾個事交代你；石頭啊，這會兒沒事吧，有個事來辦公室我跟你說下；石頭啊，馬上來辦公室，有個事著急你趕緊弄。
也就是說，與業(yè)務部門不同，辦公室里干的都是領導隨時隨地交辦下來的一樁樁一件件的事情，目標、方法甚至步驟都相對明確和具體，領導手把手給你指出了明道，你一步步把事情落實好就行了，石頭管這叫任務規(guī)定下的被動工作方式。
在企業(yè)，你可能不用經(jīng)常去打擾老板、說東道西，到了時間，你只要拿出銷售額就行。但在辦公室，很多人受被動的工作模式影響太
*章長袖善舞的藝術——如何被領導和同事認可
003
大，入戲太深，慣性太強，以至于出現(xiàn)一個嚴重的問題：活兒明明干得很好，按照領導指示一步步、規(guī)規(guī)矩矩落實到位了，于是就認為事情已經(jīng)辦完了，一聲也不吱，悠然自得地讀讀書、看看報去了。
幾天過去了，領導一個怒氣沖沖的電話打過來：你小子怎么搞的，上次交代的事你還沒辦完？有那么難嗎？你一臉不服氣：領導，我早就辦完了呀，那誰誰滿意得很，你憑啥批評我？再說，你當時也沒讓我完事后給你說啊，我不是怕你忙打擾你嗎？！把領導噎得夠嗆。
石頭剛到辦公室，剛當上秘書時，也常出這種問題，大事、拿不準的事、難落實的事、領導特別關心的事還能時不時想著跟領導及時匯報，到了發(fā)通知、傳話、寄東西、送材料這種小事，覺得無關緊要、不足掛齒，反倒懶得再多一句嘴給領導報告進展情況了。
有一次，領導讓石頭去某單位送一份文件，石頭分秒不敢怠慢，火速把材料送到對方手中，又返回辦公室，怡然自得地趕起了材料。快到傍晚了，領導打來電話，語氣里滿是焦慮：石頭，材料送到了嗎？
我自以為立了大功，滿心歡喜地邀功：當然，您一吩咐我馬上就去了，送完都回來好長時間了。不曾想領導不但沒表揚我，反而怒氣沖沖：送到了你怎么不說一聲！對方看材料后我還有事要跟對方補充！我一直在等你回話，你太不靠譜了！
說實話，當時石頭很委屈，也不理解，明明及時送到了，怎么還挨批評。這種送材料的小事，辦了也就辦了，還有必要專門跑去跟領導強調嗎？好像辦了多大的事一樣。我不去打擾領導，難道不是替他著想，替他分憂嗎？
后來辦公室里有了實習生，石頭有時會請實習生幫自己做一些雜事。比如，讓實習生去寄快遞，心里就會老惦記要看到快遞回執(zhí)單；讓實習生通知一個會，就老想問問是不是都回復了；讓實習生出去接
嘉賓，就老擔心有沒有按時到，有沒有順利接上。
這時，才逐漸能夠體會到領導把工作布置給你之后的心態(tài)：領導把事情交給你了，即使是小事，但事實上這件事還是脫離了他的視野和掌控，和他親自去辦是完全不同的，他無從知道辦了沒有、辦到什么程度。此時的領導大概就像在黑夜里轉悠摸索的人，焦慮的等待是一種很自然的心態(tài)，產(chǎn)生這種焦慮并不是因為他不信任你，而是人性的本能使然。
而你的及時匯報和反饋就像黑夜里燈塔射出的一束光，會讓他備感安心甚至欣喜。打個不恰當?shù)谋确�，就如同你跟心愛的姑娘表白之后，攥著手機到哪也不愿撒開，時刻期盼姑娘“我愿意”或“你是個好人”的回復一樣。
將心比心，換位思考，無論領導交辦的是多么微不足道的小事，是不是都應該有個回應、有個聲響呢？只有你及時地回復、匯報，才能讓如熱鍋上螞蟻般焦慮的領導放松下來。想通了這一點，石頭在辦公室工作中，就非常注意確保領導交代的工作件件有著落、事事有回音了，為的就是讓領導放心，隨時掌握工作進展情況。
材料送到了，石頭會發(fā)個短信：領導，材料送到對方手中！會議通知到位了，石頭會發(fā)個短信：領導，明天的會參會部門都已通知完畢，參會人員為×××。用車排好了，石頭會發(fā)個短信：領導，明天劉師傅去機場接您，他的電話是×××××××××××。機票定好了，石頭會發(fā)個短信：領導，已按您要求訂好機票，時間為某年、某月、某時，從首都T3到成都T2等。
事無巨細，對領導交代的事項一律回復反饋，其實不難，工作量也增加不多。很多辦公室人不是不愿意做，而是疏忽了，甚至是為領導考慮，不愿打擾，覺得自己把活兒干好，問心無愧，就沒有什么可以指摘的。然而，事實上，正是這一件件一樁樁辦的妥帖、完美的小
事，才累積起領導對你完全的信任，*后才換來他放手讓你去做大事的信心。
2.你匯報的次數(shù)永遠少于領導對你的期望
石頭的一位領導曾經(jīng)斬釘截鐵地告訴石頭一個定律：你匯報的次數(shù)，永遠少于領導對你的期望。曾經(jīng)，石頭半信半疑，好，你說件件有著落，事事有回音，這我能做到，辦完事我集中匯報一次沒問題，可你讓我剛有點進展，就立馬跑去跟領導匯報，這是不是太頻繁呢？會不會把領導給弄惡心了呢？
另外，很多辦公室人都對有事沒事老往領導屋里跑的人比較反感，總覺得跟領導匯報太頻繁缺乏自由，感到不被信任、不被尊重，還有溜須拍馬的嫌疑。
可是，你有沒有站在領導的角度想想，假如你不經(jīng)常跑去說說，領導如何了解你的工作進度，如何及時給你指派新的任務，或者及時修正呢？
從人性的角度來看，任何一個領導都比較看重兩樣東西：一是他的上司對他的信任；二是他的下屬對他的尊重。作為一名領導，判斷下屬是否尊重他的一個重要標準便是下屬是否經(jīng)常向他匯報工作，他*怕的事就是部下撇開自己單獨飛，這樣一來他作為領導的作用和威嚴往哪里放呢？
前段時間熱播的劇集《瑯琊榜》里有這么一個細節(jié)石頭覺得值得琢磨，靖王從外地辦事回來，既不是先回家休息準備一番，也不先去給自己的母親請安，而是進了都城連馬都不換，就直奔皇宮給皇上匯報工作，需要匯報事情有那么十萬火急嗎？其實沒有，這是一種姿態(tài)，一種尊重的態(tài)度。
心胸寬廣、內心強大的領導敢于用人不疑，讓你去放手做事，對于下屬懶于或因疏忽而很少向其匯報工作也許不太計較，但遺憾的是，這樣的領導并不多。
領導也是普通人，他們中個別人的思維線路是這樣的：不經(jīng)常來匯報就是沒把我放眼里，就是把我的話當耳旁風！接下來他就會做出各種猜測：這些下屬是不是不買我的賬？這些下屬是不是聯(lián)合起來架空我？一旦這種猜測成了他的某種認定，他就會利用手中的權力來“捍衛(wèi)”自己的“尊嚴”。
所以，你何必招惹這種麻煩。盡量給領導更多的尊重，有事沒事，去找他聊聊；處理公務，*時間報告情況；遇有一些特殊情況，先請示他有什么樣的意見和想法，再作決定；出差在外及時報告工作進展，回單位的*時間先向領導作匯報。這樣，你才是一個讓人“很放心”的辦公室同志呀！
如何培養(yǎng)自己匯報的主動性？石頭的一位領導曾告訴石頭一個訣竅。他說，首先，要永遠把自己的工作當成*重要的，才能把握溝通的主動性和有效性；其次，對于匯報，永遠要保持一種等不起、坐不住、慢不得的緊迫感，搶著說，追著說，理直氣壯地說。
石頭覺得，有事沒事找領導聊聊的本質在于，領導雖然擁有比你大的權力，但他仍然是個凡人：領導時常眾星捧月、門前車水馬龍，但他總有單獨面對困難和挫折的時候；領導掌握資源、在物質上極大豐富，但他也有無法掌控的人和事，有*珍視的東西。面對領導，有些地方你應該學會柔軟，避開堅硬的傷害；而有些地方你又應該強硬，用風骨贏得他的尊重。
3.事要干好，更要會匯報
前面石頭說了要及時、多次匯報的事，這是個大的方向，但實際工作中也有一種人，匯報的挺多挺及時，態(tài)度沒的說，卻反而招領導煩：這家伙怎么天天往我這跑，啰里啰唆半天也說不清楚，水平真不行，負分！
這時，可能就是匯報的方式和內容上出了問題。匯報的方式和內容到底有多重要？石頭覺得怎么強調都不為過。
按照百度百科的說法，“匯報是向上級機關報告工作、反映情況、提出意見或者建議”，說通俗點、直白點，匯報的本質就是，你只憑借一張嘴，把工作清楚、完整地呈現(xiàn)在領導面前。
工作干完了，很多時候領導沒有時間、沒有精力去實地察看工作成果，或者，即使能看到成果，也很難全面了解工作的來龍去脈、方法步驟的方方面面，他對工作的印象，大部分只能依靠你來解釋、描述，這就是匯報。
當然，你可以說，我干工作不是干給領導看的，我是要做實事，事做了，我的任務就完成了，我對得起自己的良心。這說得沒錯，但你必須清楚，管理體系就是一個自上而下的嚴整系統(tǒng)，講的就是令行禁止、上行下效，你的工作成果由上級和領導來評判，這是自然而然的、是順理成章的。
正是由于匯報在工作中的分量之重，很多辦公室人甚至喊出了“干得好不如吹得好”這樣的口號。放衛(wèi)星、吹泡泡當然不對，泡泡總有吹破的一天，但是好好匯報，不讓我們的扎實工作和突出成績因匯報不濟而埋沒，也是應當應分的一件大事。正如一位領導告誡石頭的，光說不干肯定不對，光干不說也不好。何為好的匯報？石頭覺得出色的匯報應該做到以下幾條：
先說結果
匯報工作一般分為階段性匯報和總結性匯報，無論是哪種形式的匯報，領導*想聽的都是事情的*終結果，其實就是事情辦得到底怎么樣了，這才是他真正關心的。
很多人匯報的時候都習慣性地先說出原因、過程，或者把困難說一大堆，再給領導看結果，這樣的匯報方式往往讓我們忽略了對結果的重視。要想真正提高工作匯報的效果，首先我們要有果因思維，先匯報結果。如果領導想了解事情的經(jīng)過，再述說緣由，否則不必過多贅述。
*好有書面材料
有些人習慣兩手空空就找到領導匯報，對自己的口才那是相當自信。但石頭建議，即使你曾當過*佳辯手，口才奇佳，找領導匯報時，*好也提前準備一下書面材料，好處有四：
一是顯得工作扎實細致，拿著書面材料去匯報，容易給人留下“不錯，下了一番狠功夫”“對這次匯報很重視”諸如此類的印象，一下子就奠定了匯報的好基調。
二是匯報過程中可以作為指引，有了書面材料作為大綱，就不用擔心說著說著邏輯亂了、跑偏了，照著材料一條條一件件講下來就行。
三是有憑有據(jù)，清楚直觀。書面材料并不只限于文字材料，照片、設計圖、甚至容易攜帶的實物，都可以帶上，這些都可以幫助你更直觀地向領導展示工作成果。
……
書單推薦
