關(guān)于我們
書單推薦
新書推薦
|
秘書工作手記
本書凝聚了一個從業(yè)多年、仍戰(zhàn)斗在辦公室工作一線的小秘書的實踐經(jīng)驗總結(jié)和理論思考成果。它不是以往或粗制濫造、或板著面孔、或不說真話的職場書, 而是敢于揭露職場中赤裸裸真相的真實手記。它是新潮、好用、深度的辦公室實操寶典, 講的是做人、辦事的辦公室故事; 它想帶你領(lǐng)略在辦公室風(fēng)生水起的最大秘密。
暢銷書《機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)》作者 張傳祿
暢銷書《機(jī)關(guān)行為36忌》作者 張建
“萬能八條”創(chuàng)始人 鐘君
《南方周末》評論版主編 蔡軍劍
知名時事評論員 曹林
聯(lián)袂誠意推薦 本書凝聚了一個從業(yè)多年、仍戰(zhàn)斗在辦公室工作一線的小秘書的實踐經(jīng)驗總結(jié)和理論思考成果。它不是以往或粗制濫造、或板著面孔、或不說真話的職場書,而是敢于揭露職場真相的真實手記。
它說真話,告訴你職場到底有什么規(guī)矩:你不經(jīng)常找領(lǐng)導(dǎo)匯報,領(lǐng)導(dǎo)就是不高興;你寫文章不懂得研究借鑒,就是寫不好;你老在微信上問“在嗎”,別人就是討厭你。職場規(guī)矩就是這樣,你看清楚了,就能繞開雷區(qū)。
它說人話,用口語化的、輕快活潑的字句來組織文章。堅決杜絕四六句、對仗句,堅決拋棄“一要二要三要”的俗套,怎么想的就怎么寫,怎么做的就怎么寫,怎么直觀好懂生動就怎么寫。
它想真切而直白地告訴你,身在職場,如何得到領(lǐng)導(dǎo)和同事的認(rèn)可?如何培養(yǎng)辦公室工作人員素養(yǎng)?如何在辦公室搞好溝通?如何寫好公文?如何安排好宴請?如何組織好會議?如何高效辦公?
它是新潮、好用、深度的辦公室實操寶典,講的是做人、辦事的辦公室故事;它想帶你領(lǐng)略在辦公室風(fēng)生水起的*大秘密——不是投機(jī)取巧,也不是爾虞我詐,而是,辦公室工作看上去全是繁瑣和重復(fù),但想要做好它,想要實現(xiàn)作為大機(jī)器中一顆小零件的自身價值,只能靠我們用一種“匠人”的心態(tài)和精神去琢磨、去學(xué)習(xí)、去思考、去精進(jìn),*終把手頭平淡無奇的活計做成一門手藝。
像玉的石頭(李珣),男,碩士畢業(yè),博士在讀,京城某高校辦公室工作近6年,平日在辦公室被喚作小李。先后在綜合、文書、秘書、督查等崗位流轉(zhuǎn),因深感辦公室工作“日績有余、歲績不足”,務(wù)必需要在事務(wù)性工作中注意總結(jié)、沉淀和學(xué)習(xí),不能迷失在繁雜瑣碎的工作中,遂把業(yè)余思索的精力投入到辦公室工作研究領(lǐng)域,先后在《秘書工作》《應(yīng)用寫作》《秘書之友》《北京教育》等雜志發(fā)表了十余篇業(yè)務(wù)體會、工作技巧類的文章,還辦起了一個名為“辦公室的秘密”的微信公眾號,推送風(fēng)格獨(dú)特、管用實在的職場小文章,現(xiàn)在已有數(shù)萬粉絲。
*章 長袖善舞的藝術(shù)——如何被領(lǐng)導(dǎo)和同事
認(rèn)可
一、領(lǐng)導(dǎo)正焦急地等待著你的匯報 \ 002
二、正確理解領(lǐng)導(dǎo)指示的關(guān)鍵幾招 \ 011
三、 領(lǐng)導(dǎo)老掛在嘴邊的“眼力見”到底是什
么 \ 020
四、辦公室挨罵怎么辦 \ 024
五、 領(lǐng)導(dǎo)突然叫你起來即興發(fā)言,如何才能講
得頭頭是道 \ 032
六、 如何擁有溫暖人心的力量 \ 038
七、說到別人心花怒放的藝術(shù) \ 047
八、秘書與領(lǐng)導(dǎo)的日常 \ 056
第二章 習(xí)慣為王——如何培養(yǎng)辦公室工作素養(yǎng)
一、優(yōu)秀辦公室人需具備的三個習(xí)慣 \ 066
秘書工作手記——辦公室老江湖的職場心法
VI
二、工作拼到*后,其實就是拼身體 \ 069
三、 辦公室著裝沒有Casual Friday(星期五便裝
日) \ 076
四、珍惜在辦公室的每一分鐘 \ 081
五、初入辦公室,可以看看哪些書 \ 088
六、職場好習(xí)慣,從記日記開始養(yǎng)成 \ 099
七、做秘書工作,這樣才能萬無一失 \ 105
八、工作不懂外包,你就只能自己干到死 \ 114
九、碎片化學(xué)習(xí)并不可恥 \ 123
第三章 溝通溝通再溝通——如何打電話發(fā)信息
一、機(jī)德反映人品 \ 132
二、微信社交啟示錄 \ 144
三、 打電話的*高境界:讓別人聽到你的笑意與和
氣 \ 153
第四章 筆桿子萬歲!——如何寫好公文
一、 幫領(lǐng)導(dǎo)寫好公文,我們自己能得到什么 \ 160
二、 如何用5分鐘大幅提升一篇公文的質(zhì)量和水
準(zhǔn) \ 164
三、寫好公文的*要務(wù)是做亮標(biāo)題 \ 169
四、寫實講話稿正文的幾種辦法 \ 177
五、 我們不生產(chǎn)文字,我們只是文字的搬運(yùn)工 \ 182
六、不再因錯別字挨罵,還得靠這幾條 \ 197
目錄
Contents
VII
第五章 禮多人不怪——如何安排好宴請
一、排排坐吃果果:坐好位置再吃飯 \ 202
二、敬酒時說話的七個法寶 \ 206
三、成為點(diǎn)菜高手,看這一篇就夠了 \ 213
四、宴請如何選餐廳?不光看“好吃” \ 222
第六章 勝利的大會——如何組織好會議
一、通知會議:一個都不能少 \ 228
二、 如何才能提高效率,避免在會海里淹死 \ 235
三、 開一個團(tuán)結(jié)勝利的大會,千萬別忽視這幾個細(xì)
節(jié) \ 240
四、開會只信爛筆頭,不靠好記性 \ 247
第七章 欲善其事先利其器——如何高效辦公
一、你根本不懂文件命名 \ 254
二、你的辦公桌為什么永遠(yuǎn)收拾不干凈 \ 258
三、一個懶人的計算機(jī)文件夾整理懶辦法 \ 267
四、跟上云時代的步伐吧 \ 275
五、細(xì)節(jié)決定命運(yùn):辦公室郵件六原則 \ 282
結(jié) 語 我為什么要寫一本不裝的職場指南
*章
長袖善舞的藝術(shù)
——如何被領(lǐng)導(dǎo)和同事認(rèn)可
chapter1
秘書工作手記——辦公室老江湖的職場心法
002
一、領(lǐng)導(dǎo)正焦急地等待著你的匯報
1.件件有回音、事事有著落
正題之前,先扯點(diǎn)閑篇。石頭覺得,辦公室里的工作有個突出特點(diǎn),就是被動性,這個和企業(yè)做業(yè)務(wù)很不一樣。
假如在企業(yè)干銷售,工作模式是這樣的:老總給你定下每個月5000萬元1個億的銷售額,好了,這1個月老板可能都不想再見你了,你上班也好在外邊奔波也好,都隨你,只要到了月底,你能把工作成績——也就是銷售額拿出來,就萬事大吉,立功受獎加官晉爵啥的那是自然,也就是說,業(yè)務(wù)部門的工作其實是一種目標(biāo)指引下的主動工作方式。
辦公室不一樣,辦公室的工作模式是這樣的:石頭啊,來下我辦公室,有幾個事交代你;石頭啊,這會兒沒事吧,有個事來辦公室我跟你說下;石頭啊,馬上來辦公室,有個事著急你趕緊弄。
也就是說,與業(yè)務(wù)部門不同,辦公室里干的都是領(lǐng)導(dǎo)隨時隨地交辦下來的一樁樁一件件的事情,目標(biāo)、方法甚至步驟都相對明確和具體,領(lǐng)導(dǎo)手把手給你指出了明道,你一步步把事情落實好就行了,石頭管這叫任務(wù)規(guī)定下的被動工作方式。
在企業(yè),你可能不用經(jīng)常去打擾老板、說東道西,到了時間,你只要拿出銷售額就行。但在辦公室,很多人受被動的工作模式影響太
*章長袖善舞的藝術(shù)——如何被領(lǐng)導(dǎo)和同事認(rèn)可
003
大,入戲太深,慣性太強(qiáng),以至于出現(xiàn)一個嚴(yán)重的問題:活兒明明干得很好,按照領(lǐng)導(dǎo)指示一步步、規(guī)規(guī)矩矩落實到位了,于是就認(rèn)為事情已經(jīng)辦完了,一聲也不吱,悠然自得地讀讀書、看看報去了。
幾天過去了,領(lǐng)導(dǎo)一個怒氣沖沖的電話打過來:你小子怎么搞的,上次交代的事你還沒辦完?有那么難嗎?你一臉不服氣:領(lǐng)導(dǎo),我早就辦完了呀,那誰誰滿意得很,你憑啥批評我?再說,你當(dāng)時也沒讓我完事后給你說啊,我不是怕你忙打擾你嗎?!把領(lǐng)導(dǎo)噎得夠嗆。
石頭剛到辦公室,剛當(dāng)上秘書時,也常出這種問題,大事、拿不準(zhǔn)的事、難落實的事、領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)心的事還能時不時想著跟領(lǐng)導(dǎo)及時匯報,到了發(fā)通知、傳話、寄東西、送材料這種小事,覺得無關(guān)緊要、不足掛齒,反倒懶得再多一句嘴給領(lǐng)導(dǎo)報告進(jìn)展情況了。
有一次,領(lǐng)導(dǎo)讓石頭去某單位送一份文件,石頭分秒不敢怠慢,火速把材料送到對方手中,又返回辦公室,怡然自得地趕起了材料。快到傍晚了,領(lǐng)導(dǎo)打來電話,語氣里滿是焦慮:石頭,材料送到了嗎?
我自以為立了大功,滿心歡喜地邀功:當(dāng)然,您一吩咐我馬上就去了,送完都回來好長時間了。不曾想領(lǐng)導(dǎo)不但沒表揚(yáng)我,反而怒氣沖沖:送到了你怎么不說一聲!對方看材料后我還有事要跟對方補(bǔ)充!我一直在等你回話,你太不靠譜了!
說實話,當(dāng)時石頭很委屈,也不理解,明明及時送到了,怎么還挨批評。這種送材料的小事,辦了也就辦了,還有必要專門跑去跟領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)嗎?好像辦了多大的事一樣。我不去打擾領(lǐng)導(dǎo),難道不是替他著想,替他分憂嗎?
后來辦公室里有了實習(xí)生,石頭有時會請實習(xí)生幫自己做一些雜事。比如,讓實習(xí)生去寄快遞,心里就會老惦記要看到快遞回執(zhí)單;讓實習(xí)生通知一個會,就老想問問是不是都回復(fù)了;讓實習(xí)生出去接
嘉賓,就老擔(dān)心有沒有按時到,有沒有順利接上。
這時,才逐漸能夠體會到領(lǐng)導(dǎo)把工作布置給你之后的心態(tài):領(lǐng)導(dǎo)把事情交給你了,即使是小事,但事實上這件事還是脫離了他的視野和掌控,和他親自去辦是完全不同的,他無從知道辦了沒有、辦到什么程度。此時的領(lǐng)導(dǎo)大概就像在黑夜里轉(zhuǎn)悠摸索的人,焦慮的等待是一種很自然的心態(tài),產(chǎn)生這種焦慮并不是因為他不信任你,而是人性的本能使然。
而你的及時匯報和反饋就像黑夜里燈塔射出的一束光,會讓他備感安心甚至欣喜。打個不恰當(dāng)?shù)谋确,就如同你跟心愛的姑娘表白之后,攥著手機(jī)到哪也不愿撒開,時刻期盼姑娘“我愿意”或“你是個好人”的回復(fù)一樣。
將心比心,換位思考,無論領(lǐng)導(dǎo)交辦的是多么微不足道的小事,是不是都應(yīng)該有個回應(yīng)、有個聲響呢?只有你及時地回復(fù)、匯報,才能讓如熱鍋上螞蟻般焦慮的領(lǐng)導(dǎo)放松下來。想通了這一點(diǎn),石頭在辦公室工作中,就非常注意確保領(lǐng)導(dǎo)交代的工作件件有著落、事事有回音了,為的就是讓領(lǐng)導(dǎo)放心,隨時掌握工作進(jìn)展情況。
材料送到了,石頭會發(fā)個短信:領(lǐng)導(dǎo),材料送到對方手中!會議通知到位了,石頭會發(fā)個短信:領(lǐng)導(dǎo),明天的會參會部門都已通知完畢,參會人員為×××。用車排好了,石頭會發(fā)個短信:領(lǐng)導(dǎo),明天劉師傅去機(jī)場接您,他的電話是×××××××××××。機(jī)票定好了,石頭會發(fā)個短信:領(lǐng)導(dǎo),已按您要求訂好機(jī)票,時間為某年、某月、某時,從首都T3到成都T2等。
事無巨細(xì),對領(lǐng)導(dǎo)交代的事項一律回復(fù)反饋,其實不難,工作量也增加不多。很多辦公室人不是不愿意做,而是疏忽了,甚至是為領(lǐng)導(dǎo)考慮,不愿打擾,覺得自己把活兒干好,問心無愧,就沒有什么可以指摘的。然而,事實上,正是這一件件一樁樁辦的妥帖、完美的小
事,才累積起領(lǐng)導(dǎo)對你完全的信任,*后才換來他放手讓你去做大事的信心。
2.你匯報的次數(shù)永遠(yuǎn)少于領(lǐng)導(dǎo)對你的期望
石頭的一位領(lǐng)導(dǎo)曾經(jīng)斬釘截鐵地告訴石頭一個定律:你匯報的次數(shù),永遠(yuǎn)少于領(lǐng)導(dǎo)對你的期望。曾經(jīng),石頭半信半疑,好,你說件件有著落,事事有回音,這我能做到,辦完事我集中匯報一次沒問題,可你讓我剛有點(diǎn)進(jìn)展,就立馬跑去跟領(lǐng)導(dǎo)匯報,這是不是太頻繁呢?會不會把領(lǐng)導(dǎo)給弄惡心了呢?
另外,很多辦公室人都對有事沒事老往領(lǐng)導(dǎo)屋里跑的人比較反感,總覺得跟領(lǐng)導(dǎo)匯報太頻繁缺乏自由,感到不被信任、不被尊重,還有溜須拍馬的嫌疑。
可是,你有沒有站在領(lǐng)導(dǎo)的角度想想,假如你不經(jīng)常跑去說說,領(lǐng)導(dǎo)如何了解你的工作進(jìn)度,如何及時給你指派新的任務(wù),或者及時修正呢?
從人性的角度來看,任何一個領(lǐng)導(dǎo)都比較看重兩樣?xùn)|西:一是他的上司對他的信任;二是他的下屬對他的尊重。作為一名領(lǐng)導(dǎo),判斷下屬是否尊重他的一個重要標(biāo)準(zhǔn)便是下屬是否經(jīng)常向他匯報工作,他*怕的事就是部下撇開自己單獨(dú)飛,這樣一來他作為領(lǐng)導(dǎo)的作用和威嚴(yán)往哪里放呢?
前段時間熱播的劇集《瑯琊榜》里有這么一個細(xì)節(jié)石頭覺得值得琢磨,靖王從外地辦事回來,既不是先回家休息準(zhǔn)備一番,也不先去給自己的母親請安,而是進(jìn)了都城連馬都不換,就直奔皇宮給皇上匯報工作,需要匯報事情有那么十萬火急嗎?其實沒有,這是一種姿態(tài),一種尊重的態(tài)度。
心胸寬廣、內(nèi)心強(qiáng)大的領(lǐng)導(dǎo)敢于用人不疑,讓你去放手做事,對于下屬懶于或因疏忽而很少向其匯報工作也許不太計較,但遺憾的是,這樣的領(lǐng)導(dǎo)并不多。
領(lǐng)導(dǎo)也是普通人,他們中個別人的思維線路是這樣的:不經(jīng)常來匯報就是沒把我放眼里,就是把我的話當(dāng)耳旁風(fēng)!接下來他就會做出各種猜測:這些下屬是不是不買我的賬?這些下屬是不是聯(lián)合起來架空我?一旦這種猜測成了他的某種認(rèn)定,他就會利用手中的權(quán)力來“捍衛(wèi)”自己的“尊嚴(yán)”。
所以,你何必招惹這種麻煩。盡量給領(lǐng)導(dǎo)更多的尊重,有事沒事,去找他聊聊;處理公務(wù),*時間報告情況;遇有一些特殊情況,先請示他有什么樣的意見和想法,再作決定;出差在外及時報告工作進(jìn)展,回單位的*時間先向領(lǐng)導(dǎo)作匯報。這樣,你才是一個讓人“很放心”的辦公室同志呀!
如何培養(yǎng)自己匯報的主動性?石頭的一位領(lǐng)導(dǎo)曾告訴石頭一個訣竅。他說,首先,要永遠(yuǎn)把自己的工作當(dāng)成*重要的,才能把握溝通的主動性和有效性;其次,對于匯報,永遠(yuǎn)要保持一種等不起、坐不住、慢不得的緊迫感,搶著說,追著說,理直氣壯地說。
石頭覺得,有事沒事找領(lǐng)導(dǎo)聊聊的本質(zhì)在于,領(lǐng)導(dǎo)雖然擁有比你大的權(quán)力,但他仍然是個凡人:領(lǐng)導(dǎo)時常眾星捧月、門前車水馬龍,但他總有單獨(dú)面對困難和挫折的時候;領(lǐng)導(dǎo)掌握資源、在物質(zhì)上極大豐富,但他也有無法掌控的人和事,有*珍視的東西。面對領(lǐng)導(dǎo),有些地方你應(yīng)該學(xué)會柔軟,避開堅硬的傷害;而有些地方你又應(yīng)該強(qiáng)硬,用風(fēng)骨贏得他的尊重。
3.事要干好,更要會匯報
前面石頭說了要及時、多次匯報的事,這是個大的方向,但實際工作中也有一種人,匯報的挺多挺及時,態(tài)度沒的說,卻反而招領(lǐng)導(dǎo)煩:這家伙怎么天天往我這跑,啰里啰唆半天也說不清楚,水平真不行,負(fù)分!
這時,可能就是匯報的方式和內(nèi)容上出了問題。匯報的方式和內(nèi)容到底有多重要?石頭覺得怎么強(qiáng)調(diào)都不為過。
按照百度百科的說法,“匯報是向上級機(jī)關(guān)報告工作、反映情況、提出意見或者建議”,說通俗點(diǎn)、直白點(diǎn),匯報的本質(zhì)就是,你只憑借一張嘴,把工作清楚、完整地呈現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)面前。
工作干完了,很多時候領(lǐng)導(dǎo)沒有時間、沒有精力去實地察看工作成果,或者,即使能看到成果,也很難全面了解工作的來龍去脈、方法步驟的方方面面,他對工作的印象,大部分只能依靠你來解釋、描述,這就是匯報。
當(dāng)然,你可以說,我干工作不是干給領(lǐng)導(dǎo)看的,我是要做實事,事做了,我的任務(wù)就完成了,我對得起自己的良心。這說得沒錯,但你必須清楚,管理體系就是一個自上而下的嚴(yán)整系統(tǒng),講的就是令行禁止、上行下效,你的工作成果由上級和領(lǐng)導(dǎo)來評判,這是自然而然的、是順理成章的。
正是由于匯報在工作中的分量之重,很多辦公室人甚至喊出了“干得好不如吹得好”這樣的口號。放衛(wèi)星、吹泡泡當(dāng)然不對,泡泡總有吹破的一天,但是好好匯報,不讓我們的扎實工作和突出成績因匯報不濟(jì)而埋沒,也是應(yīng)當(dāng)應(yīng)分的一件大事。正如一位領(lǐng)導(dǎo)告誡石頭的,光說不干肯定不對,光干不說也不好。何為好的匯報?石頭覺得出色的匯報應(yīng)該做到以下幾條:
先說結(jié)果
匯報工作一般分為階段性匯報和總結(jié)性匯報,無論是哪種形式的匯報,領(lǐng)導(dǎo)*想聽的都是事情的*終結(jié)果,其實就是事情辦得到底怎么樣了,這才是他真正關(guān)心的。
很多人匯報的時候都習(xí)慣性地先說出原因、過程,或者把困難說一大堆,再給領(lǐng)導(dǎo)看結(jié)果,這樣的匯報方式往往讓我們忽略了對結(jié)果的重視。要想真正提高工作匯報的效果,首先我們要有果因思維,先匯報結(jié)果。如果領(lǐng)導(dǎo)想了解事情的經(jīng)過,再述說緣由,否則不必過多贅述。
*好有書面材料
有些人習(xí)慣兩手空空就找到領(lǐng)導(dǎo)匯報,對自己的口才那是相當(dāng)自信。但石頭建議,即使你曾當(dāng)過*佳辯手,口才奇佳,找領(lǐng)導(dǎo)匯報時,*好也提前準(zhǔn)備一下書面材料,好處有四:
一是顯得工作扎實細(xì)致,拿著書面材料去匯報,容易給人留下“不錯,下了一番狠功夫”“對這次匯報很重視”諸如此類的印象,一下子就奠定了匯報的好基調(diào)。
二是匯報過程中可以作為指引,有了書面材料作為大綱,就不用擔(dān)心說著說著邏輯亂了、跑偏了,照著材料一條條一件件講下來就行。
三是有憑有據(jù),清楚直觀。書面材料并不只限于文字材料,照片、設(shè)計圖、甚至容易攜帶的實物,都可以帶上,這些都可以幫助你更直觀地向領(lǐng)導(dǎo)展示工作成果。
……
你還可能感興趣
我要評論
|