《商務(wù)秘書實(shí)務(wù)（第2版）》：
　　3.處理日常事務(wù)商務(wù)秘書日常工作多而繁雜，主要包括應(yīng)答電話、接待客人、收發(fā)文件、管理郵件、撰寫文稿，以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性事務(wù)等。
　�。ǘ�）工作時(shí)間之外
　　事實(shí)上，商務(wù)秘書的一天不僅僅局限于正常的工作時(shí)間段，商務(wù)秘書的工作特點(diǎn)決定了商務(wù)秘書的一天具有前引性和后續(xù)性，其工作時(shí)間之外也往往是“分內(nèi)時(shí)間”。
　　1.商務(wù)秘書上班之前
　　（1）回顧前一天的工作。哪些工作尚未完成；哪些工作已經(jīng)完成但還不夠滿意；哪些工作已經(jīng)完成而且比較滿意。
　�。�2）考慮今天的工作。如何承接尚未完成的重要事項(xiàng)；如何分步實(shí)施當(dāng)日計(jì)劃的緊急事項(xiàng)；如何順便處理重要而不緊急的事項(xiàng)。
　�。�3）修飾個(gè)人儀表。商務(wù)秘書的個(gè)人形象，直接關(guān)系到組織形象和領(lǐng)導(dǎo)者的形象。為了給人以美好的印象，商務(wù)秘書應(yīng)在上班之前對(duì)自己的儀表略加修飾。
　　修飾個(gè)人儀表主要是檢查頭發(fā)是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪過；著裝是否得體，領(lǐng)帶（結(jié)）是否清潔，鞋子是否干凈；化妝是否適中，首飾是否必要等（具體內(nèi)容詳見商務(wù)秘書職業(yè)形象設(shè)計(jì)）。
　　（4）先于他人上班。商務(wù)秘書在一般情況下至少要比其他人提前20分鐘到達(dá)辦公室。提前到辦公室，主要是整理辦公室，做好領(lǐng)導(dǎo)、同事和自己工作的準(zhǔn)備。
　　商務(wù)秘書到達(dá)辦公室后的第一件事就是對(duì)著鏡子迅速檢查自己的儀容儀表，如看一下頭發(fā)是否亂了，腳上的鞋子是否臟了等。
　　商務(wù)秘書每天上班之后，要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和自己的辦公室進(jìn)行整理；早晨整理上司辦公室時(shí)要做以下工作：打開空調(diào)，調(diào)節(jié)溫度，并注意換氣；擦拭寫字臺(tái)、衣帽架等家具上面的灰塵；給領(lǐng)導(dǎo)削好鉛筆，補(bǔ)充好辦公用品，如別針、夾子等。如果鉛筆、鋼筆等在筆筒里擺放不規(guī)整，應(yīng)該把它們碼放好，并排朝手這邊，以提高工作效率；注意定期給辦公室的花卉澆水。如果擺放的是鮮花，到一定的時(shí)候要請(qǐng)花木公司的人來更換；領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)辦公室后，應(yīng)根據(jù)上司的習(xí)慣或愛好，給上司沏茶或泡咖啡；把當(dāng)天早晨收到的報(bào)紙雜志、信函送給領(lǐng)導(dǎo)；確認(rèn)紙簍里沒有剩余的垃圾；確認(rèn)鐘表和日歷是否指示正確。
　　在整理完領(lǐng)導(dǎo)的辦公室之后，如果時(shí)間還有富余，可以放松一下自己的心情，坐在辦公桌前喝點(diǎn)咖啡或茶，順便上網(wǎng)瀏覽一下新聞或看看報(bào)紙。除了時(shí)政要聞，商務(wù)秘書要多關(guān)心本行業(yè)的新聞。檢查一下昨天自己下班后有沒有送來文件，再在頭腦中確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)今天的日程安排。
　　2.商務(wù)秘書下班之后
　�。�1）工作加班。一個(gè)好的商務(wù)秘書應(yīng)該做到每天無未盡事宜，日事日清，除非臨近下 班時(shí)的突發(fā)事宜。下班后的未盡事宜按照輕重緩急來分別處理，一般分為四類，即緊急重要、緊急不重要、重要不緊急、不緊急不重要。緊急事情不管是重要或不重要都得馬上做，這樣就得加班了。不緊急的事可以擬定計(jì)劃于第二天一早先處理重要的，再處理不重要的。
　　下班后除了加班完成未盡事宜或處理突發(fā)事件，還要對(duì)第二天的工作有一個(gè)初步的安排。加班完畢，還要檢查一下辦公室水電是否關(guān)閉，門窗是否鎖好。
　　（2）社交應(yīng)酬。有時(shí)候，因工作需要，商務(wù)秘書下班后會(huì)跟隨領(lǐng)導(dǎo)、同事參加應(yīng)酬。商務(wù)秘書參加應(yīng)酬時(shí)需要做好以下工作：
　　提前安排車輛，領(lǐng)導(dǎo)人動(dòng)身之前，商務(wù)秘書要首先通知司機(jī)，請(qǐng)司機(jī)在指定的地點(diǎn)等候，以保證領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)時(shí)參加應(yīng)酬活動(dòng)。
　　及時(shí)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，領(lǐng)導(dǎo)人于何時(shí)、何地、與何人交往，商務(wù)秘書均應(yīng)及時(shí)與對(duì)方取得聯(lián)系，如果需要多位領(lǐng)導(dǎo)人參加，商務(wù)秘書要逐一通知，以做到萬無一失。
　　注重修飾儀表。在領(lǐng)導(dǎo)人動(dòng)身前，商務(wù)秘書要利用有限的空間、時(shí)間，對(duì)自己的頭發(fā)、面部、著裝和首飾等略加修飾。
　　負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的安全。一般企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人外出參加社交活動(dòng)，無警衛(wèi)、保安人員隨從。此時(shí)的商務(wù)秘書，兼有負(fù)責(zé)其人身安全的義務(wù)，警惕防止意外情況的發(fā)生。
　　……