任務(wù)分析

大學(xué)畢業(yè)生應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)快適應(yīng)工作崗位。要完成會(huì)議組織工作，哪怕只是發(fā)出一個(gè)會(huì)議通知，首先必須了解會(huì)議的含義，弄清楚本次會(huì)議的基本要素。會(huì)議活動(dòng)的參加人員、名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、方式與結(jié)果構(gòu)成了會(huì)議活動(dòng)的七個(gè)基本要素。上述任務(wù)中，由于缺少了會(huì)議議題這個(gè)基本的要素，所以出現(xiàn)了尷尬的局面。

任務(wù)實(shí)施

組織一次會(huì)議活動(dòng)，作為秘書(shū)，首先要清楚會(huì)議要素，行通知。小敏被告知要召集一次緊急會(huì)議，在沒(méi)有獲得對(duì)此次會(huì)議有關(guān)要素的授意時(shí)，應(yīng)有分地以下六個(gè)方面的問(wèn)題經(jīng)行探明，并迅速做好準(zhǔn)備。

1.為什么開(kāi)會(huì)或開(kāi)什么會(huì)

這個(gè)會(huì)議是為什么開(kāi)的，是為了說(shuō)明情況，還是為了解決問(wèn)題，明確會(huì)議目的是一些為突發(fā)情況而召開(kāi)的會(huì)議獲得的必要條件。

2.議題是什么

確立會(huì)議的議題是什么，行簡(jiǎn)潔、明確的表述，這是確定會(huì)行的方式、確定出席會(huì)議人員以及準(zhǔn)備會(huì)議材料的基礎(chǔ)。

3.誰(shuí)參加會(huì)議

會(huì)議由誰(shuí)來(lái)主持，會(huì)有哪些人來(lái)參加，其中關(guān)鍵的、不可缺少的人有哪些。

4.什么時(shí)間開(kāi)會(huì)

會(huì)議什么時(shí)間開(kāi)始，預(yù)計(jì)什么時(shí)候結(jié)束。

5.在什么地方開(kāi)會(huì)

會(huì)場(chǎng)安排在哪里，對(duì)會(huì)場(chǎng)有什么的要求，是否需要安裝的視聽(tīng)設(shè)備。

6.會(huì)議怎么開(kāi)

會(huì)議采取什么方行，是否需要與會(huì)者在前來(lái)參加會(huì)議時(shí)攜帶的資料，有什么需要注意的事項(xiàng)。

舉辦會(huì)議是秘書(shū)的一項(xiàng)常規(guī)工作，秘書(shū)可以針對(duì)不同的會(huì)議制作不同的會(huì)議基本要素監(jiān)控卡，確保會(huì)務(wù)組織工作到位。

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