（3）登記。對收到的公文的有關信息進行一定形式的登錄，主要有收文時間、來文單位、公文標題、密級、緩急時限、發(fā)文字號、份數(shù)等。
（4）分辦。文書人員將收到的文件分送有關領導人、有關部門、有關承辦人員閱讀處理。屬方針政策性的重要文件，應送有關領導閱示；屬日常工作范圍的文書，按業(yè)務范圍送有關部門處理；分發(fā)應該履行簽收手續(xù)；文件的傳閱應該直接與組織傳閱的文書人員發(fā)生聯(lián)系，禁止文件在文書人員以外的傳閱對象之間橫傳；文件傳閱應該分清主次先后，按領導人和各部門的工作規(guī)律安排閱文順序。
（5）擬辦。擬辦是指秘書部門或業(yè)務部門的承辦人對收文如何處理提出初步的建議，以供領導或部門負責人決定文件辦理方案時參考。擬辦建議若切實可行，就能節(jié)省領導的時間和精力，加快文書的處理速度。這是秘書部門充當參謀和助手的有力體現(xiàn)。秘書在提出擬辦建議時，應該熟悉工作情況，掌握來文精神；建議的提出應該合理可行，表達簡潔明確；書面表達困難時，還可以面陳。
（6）批辦。批辦是指領導人就文件應如何辦理所作的批示，是文書辦理過程中一個具有決策性的程序，也是領導人履行職責的重要表現(xiàn)。作為秘書，送批的文件應該篩選得當，并按領導人的職責分送。作為領導，批辦公文應該及時，意見要明確具體，要限定承辦期限，要指明承辦部門或承辦人，對牽涉到幾個部門的事情，要明確牽頭部門；對要傳閱的文件，應指明傳閱范圍；對已經(jīng)提出擬辦意見的文件應表明是否同意和有何修改意見等。
（7）承辦。承辦就是依據(jù)領導對來文的批辦或有關部門的擬辦，根據(jù)來文的內容和要求，由承辦部門或承辦人解決來文所反映的問題。這是公文辦理的實質性階段。
（8）催辦。催辦就是對文件承辦工作進行催促檢查，目的是為了掌握公文運轉和處理的情況。確保公文內容及時得到有效辦理�！秶�家行政機關公文處理辦法》有規(guī)定：“送領導人批示或交有關業(yè)務部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發(fā)的重要公文，應當及時了解和反饋執(zhí)行情況�！�
催辦的方式可因情況的不同而不同。對內催辦時，可親自上門對各職能部門進行催詢，如果機關單位規(guī)模大或辦公地點分散，可通過電話催詢；對外催辦時，可采取電話催詢、信函催詢的形式。
（9）辦復。即就公文所涉事項的辦理結果向有關領導匯報；應做到迅速、客觀、全面。
（10）立卷、歸檔、銷毀。
三、內部文書處理程序
內部文書的流動限于一個機關單位的內部，在程序上有所簡化。其程序大致有：擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、印刷裝訂、登記、分發(fā)、辦理、立卷歸檔銷毀。不再贅述。
第三節(jié) 公文運行規(guī)則
一、行文關系和行文方式
行文關系是指發(fā)文機關與收文機關之間的關系。這種關系有知下幾種：
（1）上下級關系：即同一系統(tǒng)內部的上級與下級之間的隸屬關系，如國務院——省政府——市縣政府——鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府之間的關系。
（2）平級關系：即同一系統(tǒng)內部的機關之間的平級關系，如某縣的農(nóng)業(yè)局——工業(yè)局——商業(yè)局——文化局——教育局之間的關系。
（3）不相隸屬關系：即不屬于同一個系統(tǒng)的機關單位之間的關系，在發(fā)文者和收文者之間，它們或是同級別的或是不同級別的，都是一種平等協(xié)作關系，不是隸屬關系，如某行政機關——某大學——某工廠之間的關系。
依據(jù)上述行文關系，可以將公文分為三類：上行文、下行文、平行文。
而行文方式則是指行文機關單位之間在行文秩序上的逐級或越級等傳遞方式。它可以分為逐級行文、越級行文、多級行文、直達行文。
下面，我們將行文關系和行文方式結合起來，從三個方面予以詳述：
（1）上行文：上行文是指下級機關向領導管理自己的上級機關所遞交的公文，如報告、請示等。上行文的行文方式有三種：逐級行文、多級行文、越級行文。
逐級行文：這是指下級機關向直屬的上一級機關所行的公文。上行文應以逐級行文為主。下級機關向所直屬的上一級機關報告工作，請示問題，符合組織原則，有利于維護正常的組織關系與管理秩序。
多級行文：這是指下級機關同時向直屬上一級機關和更高一級或幾級的機關所行的公文。只有在上行文涉及到重大問題而需要各級領導機關指示時，才采用這種方式。
越級行文：這是指越過所直屬的上一級機關而向更高一級的機關所行的公文。這種方式一般不會隨意見到，可在如下情況下采用：發(fā)生戰(zhàn)爭或嚴重自然災害；上級交辦并指定越級上報的問題；對直屬上級進行檢舉或控告的問題；經(jīng)多次請示直屬上一級而沒有得到解決的問題；與直屬上一級有爭議而無法解決的問題；等等。
（2）下行文：下行文是指某級機關向所屬的下級機關所頒發(fā)的公文，如命令、決定、通知等。下行文有三種行文方式：逐級行文、多級行文、直達行文。
逐級行文：這是指某級機關對直屑的下級機關的行文。上級機關對下級機關進行領導和指導，一般應以逐級行文為宜。
多級行文：這是指某級機關同時向所屬的幾級下級機關的行文。如國務院某份公文同時發(fā)至省、地（市）、縣各級政府。這種行文方式省略了逐級轉發(fā)的程序與時間，使文件精神得以迅速傳達與貫徹，還可以提高公文的權威性。當然還是要在必要時采用。
直達行文：這是指領導機關將公文直接發(fā)至基層組織和廣大群眾。這種方式通過報刊、廣播、電視等新聞媒介或張貼公告進行傳達。直達行文可使基層組織和廣大群眾快捷準確地了解公文的內容，而且可以造成一種聲勢。通常，國家重大決策、法律、法令、法規(guī)、重大行政措施的發(fā)布采用這一方式。