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一本讓你現(xiàn)在投入很少時間，日后卻會節(jié)省更多時間的時間管理指南！
無論你是管理者還是普通職員，無論你的公司組織結(jié)構(gòu)和你所涉及的職能領(lǐng)域是什么，毋庸置疑的是，每天你都會有許多工作要做，從起草一封電子郵件或一份報告到規(guī)劃整個組織的搬遷或召開一次新品發(fā)布會，甚至你可能一時之間需要同時處理很多事情……而這些工作的性質(zhì)、種類、復(fù)雜程度可能完全不同且具有不同的時間尺度。工作時常會像變戲法一樣，你一次性需要熟練控制許多球，并能做到拋接自如，如果你所拋接球的數(shù)量超過了你力所能及的范圍，那你就危險了，掉在地上的球可不只是你接不到的那個，而是所有的。
《高效能時間管理術(shù)》通過檢查和評估新的工作實踐，對計劃、執(zhí)行、檢視及人際交往與有效溝通四個部分進行深入地探討，基于職場人士的日常工作內(nèi)容，闡明了如何將工作中的目標與結(jié)果強有力地關(guān)聯(lián)到一起，花費最少的時間以獲得最大的收益，并提供了一套系統(tǒng)而又高效的時間管理指南。書中包含了諸多很好的省時方法、實用的方案和檢查清單，另外還有關(guān)于控制文書工作，管理電子郵件、委派與合作，優(yōu)先并聚焦重要事項以及保持條理性的建議。

對于知道如何欣賞和使用時間的人來說，一天是無限的。
——歌德
如果你很忙，那也很正常，畢竟現(xiàn)代職場充斥著無休止的最后期限和壓力，每天的電子郵件像雪崩一樣襲來。處理各種事情是每個人的必備技能。事實上，雖然本書是新版本，但其解決的卻是老生常談的問題。
毫無疑問，人們通過你做的事情及實現(xiàn)的結(jié)果來認識你。要做一個積極進取的人，你必須有成就、效率和效果。進行時間管理就是要提高工作的效率和有效性，從而更有可能實現(xiàn)你的目標結(jié)果。成功并不是偶然的，而是你讓它發(fā)生的。你的工作模式也是如此：由你創(chuàng)造并由你決定好壞。在這里，我們探討成功的必要基礎(chǔ)。
良好有效的時間管理是一項核心技能，也是一項職業(yè)技能。它既能讓我們勝任現(xiàn)在的工作，又能拓寬我們的職業(yè)前景。掌握這項技能可以讓你在工作和事業(yè)上以自己希望的方式實現(xiàn)目標，同時使你優(yōu)于那些與你能力相當?shù)狈ψ月傻娜恕娜魏我饬x上是“好”或“有用”那么簡單，它對于你的工作和事業(yè)上的成功也是不可或缺的。
做出改變
時間管理的總體原則很簡單。有人說，應(yīng)該做重要的事情，忽略不重要的；緊急的事情之所以重要是由于其一開始就沒有得到解決。的確如此，但簡單的描述并不能使細節(jié)問題的解決更容易。如果要把良好時間管理的一些要素付諸實踐，就需要應(yīng)用和承諾。養(yǎng)成習慣一切就會變得更容易。接下來還需要很好的條理性。這不是類似火箭技術(shù)研究的科學，實際上需要做的大部分都是常識。但保證每一個細節(jié)都正確非常重要，我們沒有魔法公式，要考慮的因素很多。這本書回顧了關(guān)鍵的方法，并提出了一整套技巧可以讓你變得更有效率。它的設(shè)計很實用目標，并讓實施過程易于管理。
審查工作過程是改善時間使用情況的第一步。你可以做出改變，而且你會喜歡這種改變。如果你更有效率地工作（而不是工作更長時間或更勤奮），那么你會實現(xiàn)更多目標，也會發(fā)現(xiàn)工作壓力更小，滿意度更高。
你應(yīng)當花一段時間（盡管一本關(guān)于時間管理的好書肯定很短，比如這本）閱讀本書。你可以將此當作一項投資，盡管現(xiàn)在需要花費一點時間，但以后每天你都可以節(jié)省大量的時間。如果你可以抽出一些額外的時間，那么這再次表明你非常明智。

第一章時間：一種關(guān)鍵資源——機遇和困難
不管你做什么工作，無論是管理者還是執(zhí)行人員，你都要利用各種資源。人力、資金和材料都很重要。對于某種特定的工作來說，其中一種資源可能占主導(dǎo)地位。然而，我們有一種共同的資源：時間。時間是個嚴厲的“工頭”。如何在有限的時間內(nèi)完成所有事情，是每個人都會面臨的問題。對于有些人來說，這樣的問題在某種程度上似乎永遠存在；另一些人則覺得，好像總有事情阻礙工作按計劃完成；更有少數(shù)人因為時間管理不當而始終處于混亂狀態(tài)。
什么人需要考慮時間管理？答案是每個人，因為有效管理時間能給所有人帶來潛在的益處。在任何一個組織里，總有許多因素致使恰當?shù)臅r間管理舉步維艱：層級結(jié)構(gòu)、人力、截止日期、書面工作、電子郵件、計算機問題、會議及來自組織內(nèi)外的壓力和互動。這些因素的疊加使時間管理問題變得更為復(fù)雜。
本書旨在幫助人們解決時間管理問題。不論是（商業(yè)或其他）組織內(nèi)部的管理人員還是執(zhí)行人員，只要負責完成工作和取得成果，都適合閱讀本書。如果你已經(jīng)做過許多艱難的嘗試來管理你的工作方式，那么采取其他一些方法可能會讓你做得更好。如果你覺得自己有太多工作要做卻只有太少可供支配的時間，總是在應(yīng)付緊急情況而無法完成重要的工作，想改善這一切使之更有條理卻不知從何入手，那么本書就非常適合你閱讀。如果你的辦公桌上文件已經(jīng)堆積如山，你經(jīng)常受到干擾，覺得在最后期限來臨時不可能完成任務(wù)，你感到絕望甚至無法呼吸，那么本書絕對是為你而寫的。
時間管理不是可選的，而是每個想要有效工作的人必須考慮的問題，無論是在正式場合還是非正式場合。實際上，從某種程度上來說，幾乎每個人都在進行時間管理，區(qū)別在于做得好與壞以及效果如何。然而，可能你早就注意到，時間管理并不容易。即使那些以時間管理為工作內(nèi)容的人，也不能保證做到100%正確。調(diào)查顯示，大部分人可以通過反思習慣和注意時間管理原則來顯著提高生產(chǎn)率。不過常見的情況是，遇到困難以后，人們往往難以堅持且會被舊習慣所左右。總有一種誘惑，讓你對進行真正的改變失去信心，讓你想要放棄甚至得過且過。從某種程度上來講，這種誘惑往往非常強烈。

讓時間為你所用
但是，這是一個正面的“但是”，你可以做出改變。這種改變不僅很有價值，而且能對你的工作和事業(yè)產(chǎn)生積極的影響。毫無疑問，進行時間管理的效果相當大，而且各不相同，具體如下。
影響你的效率、效果和生產(chǎn)率。這一點體現(xiàn)了時間管理的重要程度，因為它時時刻刻在影響你的工作。
節(jié)任何工作所帶來的壓力。
造更大的積極可見的效果。時間管理能夠影響你在一個組織內(nèi)的形象。良好的時間管理會使你從其他類似人才中脫穎而出，讓你在職業(yè)上比其他人更容易獲得成功。
因此，盡管需要花費一些時間，但是建立自己的個人時間管理系統(tǒng)至關(guān)重要。時間管理可被視為自我管理的同義詞，它強調(diào)自律，而自律是通過習慣來鞏固的。換句話說，好的一面是形成習慣之后進行時間管理就會越來越容易，良好的習慣可以使你有條不紊地規(guī)劃和執(zhí)行工作；另一個眾所周知的事實是壞習慣很難改變。反思你的工作，你就會發(fā)現(xiàn)當務(wù)之急是改變壞習慣。
讓時間管理為你所用需要兩個關(guān)鍵因素：如何規(guī)劃你的時間和如何實現(xiàn)具體細節(jié)。第一部分是實現(xiàn)時間管理的基礎(chǔ)，將在本書前半部分進行討論；第二部分包括許多可操作的因素、實踐、方法和訣竅，這些都可以單獨、積極地影響你的工作方式。這些因素有可能極其簡單。比如說，明顯頻繁地查看手表可能會使來訪者感覺不受歡迎，如果此時你還神色憂慮，那么來訪者的不良感受會更加嚴重。但有時候這些因素也會很復(fù)雜。設(shè)置清晰的文件系統(tǒng)可以節(jié)省時間，確保你可以快速、準確地找到文件。
有些因素可能看起來是徹頭徹尾的投機取巧。比如說，使眼色讓你的秘書打斷會議并提出由于不得已的新情況你要縮短會議或立刻離開。此外，這里有個累積效應(yīng)。你采取或適應(yīng)的技巧越多，你的時間越有效率。每個人在職業(yè)生涯中都可以積累或練習這樣的技巧。因此，除非你已經(jīng)能夠高效利用時間，否則反思你的工作是否處于最優(yōu)總是值得的。事實上，有規(guī)律的反思會對你的工作和生活有所助益，而且會成為一個好習慣。

個人方法
由于時間管理受許多因素的影響，其運行方式會根據(jù)特定工種及特定個人而有所不同。這里講的一些方法，可能會給你現(xiàn)有的工作習慣帶來啟發(fā)。有些方法對你而言是全新的；有些方法你可能聽說過卻從未有效利用過；其他的方法只能作為形成你自有方式的基礎(chǔ)，需要根據(jù)你的工作環(huán)境進行個性化調(diào)整。在你拒絕任何方法之前，一定要考慮到這一點。
千萬不要不假思索地拒絕，因為有些方法稍做調(diào)整后就有可能對你有所幫助。在時間管理這個領(lǐng)域，很小的因素都可能影響整體的生產(chǎn)效率。當然，有些方法可能根本不適合你。不論你怎么修改，它們都不會對你的工作方式產(chǎn)生有用的影響，那么這種方法就可以忽略。我們的目的是充分反思工作，并利用任何一種可能的方法來提升工作效率。重要的是你愿意去探索、選擇、采用并試驗，直到找到提升工作效率的行之有效的方法。記住，最重要的是你，而不是理論。不過任何可能的方法都應(yīng)予以考慮，除非有負面影響，否則它們都將是你工作實踐的一部分。良好的時間管理源于“千方百計”（leavingnostoneunturned）。

生產(chǎn)率提高
時間是相對的，但其價值能與其他任何資源媲美。然而，它也十分容易被揮霍。為什么人們更愿意充分考慮合理利用金錢之類的其他資源，而不是時間呢？時間管理的困難程和習慣的力量從某些方面解釋了這個問題，不過我認為還有其他原因。
很久以前，彼得•庫克（PeterCook）繪制了關(guān)于核戰(zhàn)爭可能性的草圖。他提出，雷達會提前4分鐘預(yù)警，告知敵方導(dǎo)彈瞄準我們的方式�！澳阍�4分鐘內(nèi)能做什么？”有人難以置信地提出疑問。彼得回答說，“有些人可以在4分鐘內(nèi)跑1英里（約合1.61千米）！”雖然4分鐘對于逃離核武器的攻擊范圍遠遠不夠，不過它告訴我們時間管理的一個重要原則：即使很短的一小段時間，也可以通過疊加和累積形成有價值的大段時間。
考慮一下，節(jié)省4分鐘有沒有必要？我們討論的當然不是以上故事里面的跑1英里，那很容易令人覺得節(jié)約4分鐘確實不值得。不過，如果通過提高效率使日常的小任務(wù)每天節(jié)省4分鐘，那么1年節(jié)省的時間將超過14個小時！這接近于兩個工作日的時間，可以給你更多的機會停下來思考。如果額外多出來兩個工作日的時間，你將做什么呢？不可否認這個時間非常有用，大多數(shù)人每天都有很多工作要做，額外的兩天無疑可以幫他們清減工作清單。這個設(shè)想僅僅是提高小任務(wù)的效率，只要避免浪費4分鐘，就能給你帶來這么多好處。因此，時間管理可能被忽略的另一個重要原因就是，人們覺得對小段時間的節(jié)省無關(guān)緊要。我們往往不知道這里或那里節(jié)省下來的5分鐘的小段時間到底有多重要，只想要一個小時甚至一天不被打擾的整段時間。然而，整段時間往往是小段時間的總和。
如果這一事實被充分意識到，并據(jù)此安排時間和工作，那么我們將會節(jié)約相當可觀的時間。這種提高不需要任何成本，相比之下，其他一些提升效率的方法都有成本支出。如果你需要新型儀器、更多預(yù)算或額外人員，那么在許多組織中，即便有充足的理由卻仍可能被否決。然而，時間則是你自己能夠掌握和利用的。只要有進行高效時間管理的意愿，你就可以行動起來，進行改變。

由推測到積累
在我們開始個人行動的討論之前，還有一點必須要說明。你會發(fā)現(xiàn)，節(jié)省時間或更好地利用時間的方法都需要投資——它是一種時間投資。這似乎是一個悖論，不得不花時間去節(jié)省時間。這很有可能再次成為行動的障礙。然而，原則是清晰的：在“時間方程”中，要讓時間可控，必須把它當作一個投入因素。有很多方法可以確保時間得到最優(yōu)的利用，一些只需要花費一點時間，另一些則需要花費很多時間來建立特定的工作習慣。
舉個之后我們也會討論到的例子，當關(guān)系到授權(quán)時，通常人們都會認為“我自己做更快”。當你有這個想法時，在短期內(nèi)你都會認為自己的觀點是非常正確的。你自己做確實更快。但要注意，因為這可能只在某些情況下是正確的。比如有人打電話讓你提供某些信息，假設(shè)你要查找資料，撰寫簡要說明并將其發(fā)送給另一個人只需花費你三四分鐘。
進一步假設(shè)，不是你自己來做這件事，而是讓你團隊中的一個成員來做。向他解釋和布置這項任務(wù)需要花費你們各自10～15分鐘時間。這種情況下，確實你自己做更快些。然而,如果這是一項常規(guī)的工作，那么事實并不如此。假如一項工作每周發(fā)生10次，那么你只需要給其他人解釋1次，而且花費的時間將會得到回報，此后你每周都會節(jié)省大量時間，實際上每次遇到類似的請求都可以節(jié)約時間。所以，花費時間給別人做解釋的確是值得的。這里的“時間方程”中，花費的時間使節(jié)省的時間產(chǎn)生了正向結(jié)果。通常情況下，不論是簡單的事例還是幾個小時甚至是幾天的復(fù)雜任務(wù)，起初花費時間重組系統(tǒng)和流程，后期會成效顯著。
那么，為什么采取這種行動非常困難？為什么很多人都說他們自己做更快？一些原因可能是事關(guān)對授權(quán)的態(tài)度（對于第二個問題往往是這一原因）；除此之外，很大程度上是因為習慣和缺乏思考——可能是迫于當時的壓力。我們認為停下來思考另一種解決方案很有必要，然而事實是，我們的思考和總結(jié)并不深入，這導(dǎo)致我們依然過分沉湎瑣事，無法真正節(jié)約時間。這的確值得深思。只有下定決心不陷入時間陷阱，才能真正節(jié)約時間。
無論你承認與否，只要具備正確的意圖和動機，任何人都可以提高他們的時間利用率，而且效果還相當顯著。然而毫無疑問，事情并非到此為止。要真正提高效率，并不能僅僅依靠反思時間管理或采用一兩種方法。反思只是一個開始，必須要依靠正確的方式才能持續(xù)提高效率。最好的時間管理者不僅會使良好的習慣像自動巡航系統(tǒng)一樣自動運行，也認為時間管理是一個永恒微調(diào)的領(lǐng)域。任何與時間維度有關(guān)的事都屬于他們的考慮范疇，且成為他們選擇工作方法的先決條件。他們不斷努力精進——不斷改變他們的工作方式，最終達到理想效果。這種微調(diào)也會成為一種習慣。

完美的時間
本章最后要介紹的是“完美的時間”。用古老的諺語“千萬不要讓盡善盡美與優(yōu)秀為敵”來形容時間管理，是完全恰當?shù)�。不管如何管理時間，你都不能稱之為完美。你依然能夠找到新的改進點，因為未來可能還會有時間被浪費，甚至在某個關(guān)鍵時刻再次被打斷。記住墨菲定律：如果你認為一件事情會變壞，那它確實會。今后也許你還會說“如果我有更多的時間……”。實際上，許多工作都有創(chuàng)造性的一面。你被雇用來實現(xiàn)目標、創(chuàng)新、審查和改變工作，諸如此類都是動態(tài)的過程，它們有時候甚至無法保持5分鐘不變。在這種環(huán)境下，永遠都有新事情要做，你永遠無法到達你的事務(wù)清單的底端。你應(yīng)該憂慮的不是有太多事情要做，而是沒有足夠的時間去做。
對于工作，雖然不可能做到完美，但卻可以改善。每一次節(jié)省時間，每一次生產(chǎn)率的提高，無論是大還是小，都會提高效率，從而形成你的工作風格。任何工作都可以改善，用更好、更有效的方法來完成。這意味著你必須積極地改善工作習慣，找到最優(yōu)且真正有效的工作方式。在這個過程中，要使用時間管理的原則，同時采取正確的態(tài)度。充分做到這一點可以給你和你的組織帶來好處，而且有些好處是立竿見影的。
我們需要注意的是，企業(yè)文化正在變得越來越積極，更專注于有效率的工作時長。不管是否樂意，越來越多的人花費了更多的時間在工作上。然而，諸多證據(jù)表明，額外的工作時長并沒有轉(zhuǎn)化為更高的生產(chǎn)率，壓力和疲勞還會降低效率。
個人想挑戰(zhàn)這種文化很難，但并不是不可能。有效的時間管理理念會在“工作日”的某些范疇內(nèi)發(fā)揮作用，而且對于每個人都會有所不同。僅僅多花幾個小時思考的效果是有限的，我們的目的是通過合理的工作分配來改變習慣和提高效率。如果你這樣做并且達到了目的，那么“花更多時間”的壓力可能會減輕。如果你是管理人員并且要創(chuàng)立這方面的企業(yè)文化，那么這一方面值得深入思考。［如果你對于這方面不擅長，可以參考我的書籍《如何激勵員工》（HowtoMotivatePeople）。］

要點總結(jié)
■培養(yǎng)正確的態(tài)度。
■意識到有效的時間管理能夠提高生產(chǎn)率。
■認識到良好的習慣能夠讓工作順其自然地完成，下決心培養(yǎng)良好的習慣（盡管起初會很困難）。

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